Questo è il secondo di una serie di articoli con dei casi d’uso concreti sull’uso e l’applicazione di JIRA in contesti non necessariamente legati al mondo IT. Se ti sei perso il primo episodio sei sempre in tempo per recuperare andando a leggerlo: Guidare la rete commerciale verso progetti evoluti.

Uno dei temi ricorrenti in azienda e che determina mal di pancia e fraintendimenti è l’apparente mancanza di informazioni che porta a dover inseguire quell’unico collega che ha la risposta giusta ad una certa domanda. Questo tema rientra sotto il cappello più generale del knowledge management, disciplina che presuppone di organizzare le informazioni in modo che queste siano fruibili e accessibili da chiunque in maniera semplice ed efficace. In tal senso ci sono due presupposti dai quali partire e che a mio modo di vedere determinano il successo o meno di un’iniziativa legata all’adozione di uno strumento come JIRA in ambienti esterni al reparto IT:

• la prima, se tutti guardiamo le stesse informazioni allora possiamo argomentare meglio e disturbare meno i colleghi che lavorano;
• la seconda, se non è tracciato sul sistema allora non esiste.

Questi presupposti così enunciati determinano una semplice regola che prevede di inserire i dati sul sistema e ovviamente di imparare a leggerli ed utilizzarli.

In un mondo ideale esistono strumenti ad hoc per la gestione del recruiting, tuttavia se hai già delle licenze JIRA in casa e vuoi massimizzare la spesa lo strumento risulta estremamente versatile.

Il processo di recruiting ha delle necessità specifiche quali tracciare la lista dei candidati, prendere nota delle osservazioni di ciascun recruiter ma soprattutto mettere a disposizione queste informazioni affinché l’intero team sia allineato e si possa così ottimizzare il processo di ricerca.

Temi affrontati e gestiti

• Flusso di lavoro personalizzato per gestire le varie fasi della candidatura, dalla telefonata al processo di onboarding nel caso di assunzione. In questo caso è stato implementato un workflow ad hoc che parte direttamente dal coinvolgimento dei manager responsabili delle business unit che hanno necessità di risorse in modo che siano loro a creare la prima richiesta a sistema, successivamente HR prende in carico l’attività e la porta avanti. Questo approccio “end to end” favorisce la collaborazione e la trasparenza e rende più fluido il processo evitando inutili scambi di mail.
• Favorire la collaborazione tra membri del team in sedi differenti. Questo requisito si ottiene facilmente educando ancora una volta all’uso sano e consapevole dei commenti. Nel caso specifico se un candidato viene intervistato a Milano e viene scartato per un qualunque motivo, potrebbe comunque essere ripescato per un altra sede o altro ruolo, in tal senso inserire commenti e osservazioni legati all’intervista può aiutare un altro collega HR a fare delle ulteriori valutazioni senza dover ricominciare dall’inizio.
• Rendere facilmente ricercabili le schede candidato, requisito garantito in maniera semplice introducendo alcuni campi custom e guidando il team verso la creazione di etichette specifiche e condivise da utilizzare poi come filtri rapidi di ricerca. Anche in questo caso, una volta condiviso il metodo di classificazione, io che mi trovo a Milano posso facilmente recuperare la scheda di un candidato che si è presentato a Verona e valutare se è interessato ad esempio a lavorare da remoto per un determinato ruolo.
• Dare visibilità ai manager dello stato di avanzamento delle ricerche, requisito garantito con la creazione di una semplice dashboard di consultazione che segnala lo stato, le numeriche e gli eventuali elementi pendenti e in carico a quale persona in modo da fare qualche telefonata in meno e lasciare i colleghi in pace per poter lavorare al meglio.

Cosa aspettarsi

Il mondo HR è un mondo fatto di persone che si occupano di altre persone e che spesso sono così tanto occupate sui temi operativi (es. busta paga, ferie, problemi specifici individuali, …) da non trovare neanche il tempo di chiedersi se esistono mondi migliori o differenti. Serve quindi una buona dose di coraggio e pazienza per approcciare questo tipo di strutture accettando i loro tempi e aiutando i singoli ad aprirsi nel raccontare il lavoro che svolgono per poi essere di aiuto con idee e suggerimenti operativi da implementare sullo strumento. Non fate l’errore di tenere separate le diverse competenze disponibili: il team va visto e pensato come un team unico che pianifica e organizza le attività dell’area pur accettando che siano presenti degli specialisti che dovranno fare attività particolari in un determinato momento.

E quindi adesso che vuoi fare?

Spero che questo esempio sia stato utile per farti comprendere come sia possibile utilizzare JIRA o un altro strumento simile in contesti completamente esterni al mondo IT e dei più comuni framework di riferimento (es. Scrum). Stiamo solo usando uno strumento molto versatile per adattarlo alle nostre esigenze e renderlo l’unica fonte di informazioni disponibile online per l’intera azienda favorendo così lo scambio e la condivisione delle stesse e aiutando i diretti interessati a semplificare il loro modo di lavorare. Vogliamo mettere questa cosa sotto il cappello dell’agilità? Possiamo farlo ma non è questo il punto, per come la vedo i fatti contano più delle etichette.

E tu, come hai personalizzato JIRA per semplificare il lavoro dei tuoi colleghi?