Questo è il terzo di una serie di articoli con dei casi d’uso concreti sull’utilizzo e l’applicazione di JIRA in contesti non necessariamente legati al mondo IT. Se ti sei perso gli episodi precedenti sei sempre in tempo per recuperare andando a leggerli: Guidare la rete commerciale verso progetti evoluti e Il processo di recruiting HR.

Uno dei temi ricorrenti in azienda e che determina mal di pancia e fraintendimenti è l’apparente mancanza di informazioni che porta a dover inseguire quell’unico collega che ha la risposta giusta ad una certa domanda. Questo tema rientra sotto il cappello più generale del knowledge management, disciplina che presuppone di organizzare le informazioni in modo che queste siano fruibili e accessibili da chiunque in maniera semplice ed efficace. In tal senso ci sono due presupposti dai quali partire e che a mio modo di vedere determinano il successo o meno di un’iniziativa legata all’adozione di uno strumento come JIRA in ambienti esterni al reparto IT:

• la prima, se tutti guardiamo le stesse informazioni allora possiamo argomentare meglio e disturbare meno i colleghi che lavorano;
• la seconda, se non è tracciato sul sistema allora non esiste.

Questi presupposti così enunciati determinano una semplice regola che prevede di inserire i dati sul sistema e ovviamente di imparare a leggerli ed utilizzarli.

In senso più ampio ritroviamo questo concetto sulla centralizzazione delle informazioni anche all’interno delle pratiche visuali di Obeya, in quel caso però si punta a creare una vera e propria stanza, la Obeya room, all’interno della quale ritroviamo tutto il sapere relativo al prodotto o progetto.

Obiettivo da raggiungere

Questa case history aveva come obiettivo l‘eliminazione di un pesante file excel all’interno del quale venivano archiviate le informazioni di base per gestire il tipico processo di censimento, richiesta nuova opportunità, supporto e realizzazione della soluzione. Parliamo di oltre mille righe gestite a più mani dai vari referenti e attori coinvolti.

Temi affrontati e gestiti

• Necessità di far lavorare team diversi con competenze specifiche su prodotti diversi, si ottiene facilmente utilizzando board separate ed eventualmente gestendo dipendenze e viste condivise tra progetti differenti.
• Processo approvativo con diversi stage di validazione, si ottiene implementando delle semplici regole di automation per avvisare le persone coinvolte e organizzando una vista ad hoc in grado di semplificare il lavoro di chi dovrà occuparsi delle verifiche e delle approvazioni.
• Fornire una vista unificata del lavoro svolto, si ottiene in prima battuta implementando semplici KPI e campi custom da valorizzare e controllare all’interno di ogni scheda di richiesta e successivamente organizzando dashboard operative di team e magari una dashboard complessiva per aiutare il board ad avere la visione d’insieme. In questo modo possiamo offrire livelli di dettagli differenti in base al tipo di interlocutore (team tecnico, project manager, board dirigenziale, …) ma partendo sempre dagli stessi e unici dati.
• Uniformare il lavoro dei diversi team evitando il far west delle iniziative, si ottiene impostando un programma di formazione e ascolto grazie al quale fornisci le linee guida ma al contempo ascolti e raccogli il feedback dal campo per capire se e come correggere il tiro per aiutare ancora meglio chi lavora ogni giorno in trincea. La disciplina è importante ma non aspiriamo a formare dei marines, quindi no a regole ferree o imposizioni troppo rigide ma piuttosto credere in quello che si fa e ripetere ogni giorno per migliorare costantemente. Le persone prima di processi e strumenti.

Cosa aspettarsi

La criticità maggiore che ho riscontrato è quella di interagire con tante persone diverse quindi trovi quello più propositivo e chiacchierone e quello silenzioso e magari anche arrabbiato perché non crede in quello che si sta facendo o magari è stanco perché lo ha già visto accadere troppe volte senza grossi risultati. Quello che ho sperimentato è che l’ascolto e l’ampia disponibilità possono fare la differenza ovvero comprendere il punto di vista anche negativo e capire insieme come mediarlo rispetto al dato di fatto che l’azienda non è una onlus ed ha comunque bisogno di processi e linee guida per evitare che ogni mattina qualcuno si inventi qualcosa di nuovo.

E quindi adesso che vuoi fare?

Spero che questo esempio sia stato utile per farti comprendere come sia possibile utilizzare JIRA o un altro strumento simile in contesti completamente esterni dal mondo IT e dei più comuni framework di riferimento (es. Scrum). Stiamo solo usando uno strumento molto versatile per adattarlo alle nostre esigenze e renderlo l’unica fonte di informazioni disponibile online per l’intera azienda favorendo così lo scambio e la condivisione delle stesse e aiutando i diretti interessati a semplificare il loro modo di lavorare. Vogliamo mettere questa cosa sotto il cappello dell’agilità? Possiamo farlo ma non è questo il punto, per come la vedo i fatti contano più delle etichette.

E tu, come hai personalizzato JIRA per semplificare il lavoro dei tuoi colleghi?

---

---