Ti è mai capitato di sentire la frase “appena ho un attimo lo faccio, ultimamente sono presissimo e non ho mai tempo”? Se non questa una simile? Bene, allora oggi parleremo di un argomento che può interessare grosso modo tutti.

Jovanotti rispetto al tempo canta che “comunque vadano le cose lui passa e se ne frega se qualcuno è in ritardo… l’unica cosa che ci è data di fare e avere il tempo da poter organizzare…”.

Il mio personale approccio per gestire e organizzare il tempo in una giornata è composto da alcuni elementi raggruppati in due blocchi, il primo operativo che riguarda il cosa fare e come e l’altro emotivo ed emozionale che riguarda il perché:

• Aspetti operativi
  • Attività “noiose”
  • Micro attività
  • Attività principali
  • Organizzare le informazioni
• Aspetti emotivi/emozionali
  • Lavoro
  • Famiglia
  • Passioni

Vediamoli più in dettaglio uno per uno partendo dai tre aspetti più operativi.

Le attività “noiose”

Cerco sempre di completarle nel minor tempo possibile.

In ogni lavoro esistono le attività “noiose”, vuoi perché sono ripetitive, lunghe o ritenute non di interesse per il nostro ruolo o profilo. Questo non significa che non siano utili tuttavia il nostro livello di energia nell’affrontarle risulta tipicamente basso. Pensate alla compilazione di un CRM per tenere aggiornate le nostre attività piuttosto che alla generazione periodica di un report che richiede un minimo di tempo per verificare i dati e così via.

Perché consiglio di gestire rapidamente queste attività? Perché poi possiamo partire con le cose più interessanti essendo ulteriormente motivati dal fatto di non avere l’attività noiosa in coda che ci aspetta.

Le micro attività

Spesso le gestisco in altrettanti micro momenti.

Esistono una moltitudine di cose che si possono fare in micro task temporali, pensate per esempio alla maggior parte delle mail dove non abbiamo un compito rilevante da realizzare ma occorre magari indirizzare al meglio la richiesta o comprendere e decidere rapidamente per non bloccare il lavoro di altre persone in attesa.

Questo tipo di attività si possono tranquillamente svolgere in quei momenti tecnicamente morti che stanno per esempio in mezzo a due riunioni ravvicinate, poco prima della pausa pranzo o comunque tutte le volte che ci sentiamo energicamente scarichi. In senso più ampio è sempre possibile trasformare un attività apparentemente grossa in micro attività, in questo modo non dovremo aspettare di avere l’intera mattinata libera per lavorarci e saremo più motivati perché avremo già iniziato ad occuparcene.

Le attività principali

Le individuo con precisione e le gestisco con estrema cura.

A mio avviso esistono solo queste ovvero rispetto al nostro ruolo o obiettivo aziendale le attività da fare sono note, precise e vanno portate avanti con la giusta concentrazione.

Di base possiamo distinguere tra attività più o meno importanti in funzione di chi sono i destinatari o i richiedenti o il tema di riferimento e quindi ci concentreremo prima su quelle ritenute maggiormente strategiche e che necessitano di particolare attenzione. Dato che non siamo in grado di gestire più di tanto il multitasking (ne ho parlato in precedenza in questo articolo), dovremmo sempre sapere per quando una certa attività deve essere pronta, in questo modo se siamo bravi e ben organizzati possiamo lavorare alle cose importanti senza che queste diventino urgenti (ti torna forse in mente la matrice di Covey?).

Organizzare le informazioni

Attività continuativa che faccio bene, sempre e comunque.

Sul knowledge management esistono libri e trattati e potremmo discutere ad oltranza di questo argomento. Personalmente non uso grandi alchimie: organizzo bene il lavoro in cartelle “che hanno un senso” sul mio spazio di lavoro e in maniera speculare organizzo le mail e la loro archiviazione, in questo modo so sempre dove trovare una cosa che mi serve ed il risultato finale è quello di essere più veloce nel gestire una certa attività anche a distanza di tempo.

Periodicamente faccio un pò di pulizia spostando ulteriormente progetti completati o attività che non seguo più in modo da avere sempre sott’occhio solo le cose realmente di interesse. Se siete molto volenterosi potete utilizzare strumenti a contorno che vi aiutano ulteriormente a organizzare task e progetti come Jira, Trello, Confluence o altro ancora. In generale però mi piace citare David Allen quando dice che “il problema non è il caos, ma quanto tempo ci metti a ritrovare l’ordine”. Lo strumento potrà esserti di aiuto ma molto dipenderà dal tuo approccio mentale.

Passiamo ora agli aspetti emozionali ovvero il perché siamo portati a fare le cose.

Il lavoro

Lavoro ogni giorno quindi punto a farlo bene e con soddisfazione personale.

Troppe volte mi trovo a parlare con persone che alla domanda “come va?” ti rispondono “oggi è lunedì”. Se è vero che il lavoro nobilita l’uomo, è di questo sono certo perché lo sperimento personalmente ogni giorno, allora occorre fare in modo che il lavoro abbia un senso e serve sforzarsi per trovare comunque il lato buono in ciò che facciamo in modo da appassionarci anche all’attività meno creativa o al progetto più ripetitivo. Solo così l’atto del lavorare potrà diventare qualcosa di positivo e il lunedì non sarà più un problema.

Non sempre tutto andrà bene e risulteremo vincitori dal nostro punto di vista tuttavia la sfida è proprio quella di accettare questo tipo di situazione e prendere sempre il meglio tra gli alti e bassi che ci troviamo ad attraversare.

La famiglia

Trovo sempre tempo per la mia famiglia: mi piace farlo e loro ne hanno bisogno.

Qualunque sia il vostro status ricordate che avete comunque una famiglia da qualche parte, fidanzate, mogli e figli per primi ma non trascurerei genitori, nonni e affini. Evidentemente il tempo di qualità quotidiano si spende meglio a casa soprattutto con i figli che, specie se piccoli, hanno quel raro mix di curiosità, allegria ed energia in grado di capovolgere anche la peggiore delle giornate. Da papà convinto e felice di esserlo, non smetterò mai di insistere su questo aspetto.

Datevi un orario e cercate di rispettarlo. Tornate a casa e staccate la spina. Se state pensando “ma io ho troppo da lavorare” piuttosto portate a casa un pò di lavoro ma non rinunciate a priori a questo tipo di tempo, vi darà la carica e anche quelle due ore di lavoro dopo cena saranno più semplici da affrontare.

Le passioni

Non le trascuro mai anche se col tempo ho scoperto che cambiano.

Cosa vi appassiona? Suonare? Cucinare? Leggere? Visitare musei? Fare trekking? Qualunque siano le vostre passioni è sempre bene trovare il tempo per coltivarle. Il mio consiglio è il seguente: poiché la vita è un continuo cambiamento, per non restare frustrati nell’inseguire cose magari poco fattibili, può essere opportuno modificare le nostre passioni in modo da assecondare il cambiamento stesso. Capisco che questo può non essere semplice in determinate circostanze ma con i dovuti aggiustamenti tutto si può riadattare in base a nuove esigenze. Personalmente da quando sono nati i miei figli ho dovuto rivedere molte delle cose che amavo fare ma al tempo stesso ne ho scoperto di nuove che mi permettevano di stare con loro.

Sottolineerei infine l’uso del plurale: passioni. Esistono così tante cose da fare, provare e sperimentare che c’è sempre un buon margine per scoprirne di nuove e magari più interessanti rispetto a quelle che non possiamo più gestire come vorremmo.

Brevi e intensi periodi di fatica

In chiusura vorrei chiarire una cosa: ci saranno sempre i momenti di grosso carico in cui il tempo sarà nostro nemico e magari dovremmo fare qualche nottata o mattinata in più per riuscire ad essere precisi e preparati come piace a noi. Questi momenti io amo chiamarli “periodi” e in quanto tali devono essere brevi, intensi e non troppo frequenti. Se un periodo si allunga troppo allora diventa vita vissuta e forse è il caso di farci qualche domanda in più su quello che vogliamo veramente e che ci fa stare bene.