Se avessi guadagnato 1 euro per ogni volta che ho modificato un gantt di progetto probabilmente oggi sarei ricco! Non voglio sminuire o sottovalutare l’importanza della pianificazione e dei relativi strumenti a contorno, tuttavia molto spesso si rimane vittime del gantt e non si guarda al disegno più ampio che riguarda la necessità di traguardare con successo il nostro progetto e trasferire reale valore al nostro cliente finale.

Nel corso degli anni Jira e Atlassian hanno fatto passi da gigante rispetto alle funzionalità offerte e al modo in cui possiamo utilizzarle. Implementano costantemente nuovi tool e plugin per cercare di coprire esigenze più o meno utili per la vita dei progetti e dell’intera azienda e questo si traduce in aumento dei costi di licenza, cosa che non sempre possiamo permetterci di sostenere.

In questo case study vorrei portare alla tua attenzione alcune funzionalità di base presenti all’interno di una licenza standard di JIRA che ti permetteranno di poter avviare un semplice portfolio management senza dover scegliere costosi plugin e incrementare i costi di licenza. Sarai sempre libero di farlo in seguito quando avrai scoperto i limiti di ciò che ti propongo e avrai deciso che vale la pena investire per migliorare.

In passato ho avuto a che fare con diverse società di consulenza legate al mondo Jira ma l’approccio era sempre il solito: costruire la soluzione insieme a te raccogliendo tutti i desideri più nascosti, peccato poi che non esiste il plugin che riesca a coprire tutto, quindi o vai di personalizzazioni spinte o ti fai piacere quello che hai e per il quale stai già spendendo un sacco di soldi in licenze e consulenza. Non dico che l’approccio sia sbagliato anche perché così ripudierei parte della mia precedente esperienza lavorativa, dico solo che col tempo ho cominciato ad apprezzare l’approccio agile grazie al quale cominci ad usare quello che hai e solo dopo ti poni la domanda per capire cosa ti serve per migliorarti anche solo di un pochino.

Il Program Management riguarda la gestione di un gruppo di progetti correlati che vengono trattati come un programma. Questi progetti condividono obiettivi comuni e sono gestiti in modo coordinato per ottenere benefici e controllo che non sarebbero ottenibili gestendoli individualmente.

Il Portfolio Management riguarda la gestione di un insieme di progetti e programmi, non necessariamente correlati tra loro, ma che fanno parte di un portafoglio di investimenti. Questo portafoglio è gestito con l’obiettivo di raggiungere gli obiettivi strategici globali dell’organizzazione.

Ai fini di questa case history poco importa se parliamo di Program o Portfolio. L’idea di base è che vogliamo una vista di insieme su un gruppo di progetti, sul carico delle risorse e le eventuali dipendenze.

Una vista gantt ma non troppo

Se configuriamo un progetto Scrum di Jira affinché gli sprint corrispondano ai mesi dell’anno e poi andiamo a gestire epiche e storie all’interno della vista Timeline ecco cosa otteniamo:

I puristi di Scrum potrebbero rabbrividire ma in effetti trovo comodo questa rappresentazione e trovo fantastico il fatto che spostando manualmente all’interno del gantt un’attività da luglio ad agosto questa vada automaticamente ad alimentare lo sprint corrispondente.

Ma perché ho bisogno di alimentare questi sprint legati al tempo? Perché così aiuto i miei stakeholder a comprendere che quando leggono giugno significa che lo faremo proprio a giugno mentre risulta più complicato spiegare loro che giugno è composto da almeno 2 sprint di 2 settimane che si chiamano Sprint-12 e Sprint-13 (è solo un esempio). Se questo non ti piace puoi comunque utilizzare i campi data e come vedi in alto sul gantt abbiamo comunque l’indicazione del tempo. Personalmente trovo che questa variante degli Sprint come contenitori possa risultare comoda ma non voglio convincerti a tutti i costi.

Il carico delle risorse e la fattibilità dei progetti

Nel momento in cui mettiamo in fila diversi progetti in una logica di program management o meglio di portfolio ci scontriamo immediatamente con il carico delle risorse e l’allocazione del tempo. Vorremmo ovviamente che tutto venisse fatto in un certo mese ma le persone si spera lavorino solo otto ore al giorno quindi come fare?

Possiamo implementare una semplice dashboard che controlla il carico delle singole risorse in funzione del tempo stimato sulle singole attività e in maniera molto semplice scoprire chi va in sovra allocazione all’interno di un determinato mese.

Come puoi vedere, in ciascuna delle precedenti torte abbiamo una singola fetta che rappresenta il totale delle ore stimate in carico ad una singola risorsa. Nel momento in cui la nostra fetta diventa troppo grande evidentemente abbiamo un problema e dobbiamo intervenire in tal senso.

La vista tabellare per fare calcoli e riflessioni

Se poi non ci basta il livello di automazione di quanto visto fino ad ora, abbiamo sempre la possibilità di ricondurci a dei filtri in grado di generare delle viste tabellari esportabili anche in formato Excel e a quel punto possiamo incrociare i dati con una tabella pivot e andare a fare tutti i calcoli del caso (non mi entusiasma ma in passato l’ho fatto anch’io con grande guadagno di tempo ed estrema soddisfazione).

In chiusura

Il titolo di questa case history recita versione 1.0, perché ovviamente con quello che ti ho fatto vedere facciamo ancora un pò fatica a parlare di portfolio management servirebbero priorità, un sistema di scoring per valutarle e magari altre cose ancora. La buona notizia è che esistono altre funzionalità come i campi personalizzati già presenti nella licenza standard grazie ai quali potremmo coprire alcune di queste esigenze. L’idea qui non è darti una soluzione pronta e omnicomprensiva ma aiutarti a comprendere che con poca spesa puoi comunque partire e sperimentare per poi capire più avanti se e quanto investire.

Utilizzare uno strumento condiviso come Jira ti mette in condizione di implementare diversi Information Radiators così come li chiamiamo in gergo agile ovvero punti di contatto grazie ai quali tutte le persone interessate all’argomento possono guardare e trovare informazioni di base senza dover necessariamente chiedere al solito collega indaffarato. Il fatto che il tutto si alimenti automaticamente a partire dall’utilizzo del sistema è sicuramente un plus e va ben oltre l’alimentazione dei soliti fogli Excel da aggiornare ogni settimana.

Ciò che ritengo importante è accettare il fatto che le decisioni non vengono prese per sempre e possiamo comunque tornare indietro per rimettere in discussione qualcosa che non ci piace o che non sta dando i risultati sperati. Se comprenderai questo passaggio sarai già a buon punto nel tuo percorso per abbracciare il mindset agile.

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