In questo articolo ti parlo di organizzazione del lavoro attraverso l’uso di pratiche e metodi che a mio avviso possono fare la differenza tra un gruppo di persone che lavorano per portare a compimento un progetto o attività e un Team coeso all’interno del quale l’obiettivo da raggiungere diventa solo un pretesto per migliorare costantemente e vivere con soddisfazione il tempo che si trascorre insieme.

Il Team con la T maiuscola

Se hai notato ho scritto la parola team con la T maiuscola, questo perché, per come la vedo io, serve mettere l’accento sul senso di appartenenza al gruppo e su l’importanza che diamo alle relazioni tra i suoi membri. Nel mio lavoro, quando uso la parola team, trovo  sempre qualcuno che mi dice “ah ok usiamo la parola team perché in inglese fa più effetto ma alla fine parliamo sempre di persone che devono fare quello che l’azienda chiede loro di fare”. 

Ecco, il Team con la T maiuscola non si pone questo problema, o meglio, sa che naturalmente occorre perseguire gli scopi e gli obiettivi dell’azienda ma sa anche che solo migliorandosi ogni giorno e mettendosi in discussione questi obiettivi arriveranno con minore fatica. In questo senso è importante che il team leader o la persona che comunque affianca e supporta il gruppo sia ricettiva a questo tipo di iniziative essendo lei stessa agente di cambiamento in tal senso.

Ma come tutto questo ha a che fare con l’organizzazione del lavoro, la pratica e i metodi utili a migliorare?

L’organizzazione del lavoro per definizione

Sul dizionario Treccani troviamo una lunga definizione per la parola organizzazione e da questa ti estraggo un paio di punti interessanti:

• Attività intesa a organizzare, cioè a costituire in forma sistematica un complesso di organi o di elementi coordinandoli fra loro in rapporto di mutua dipendenza in vista di un fine determinato.   
• Il fatto stesso di essere organizzato, cioè ordinato secondo criteri funzionali.

In questa definizione, la questione dell’organizzazione viene rimandata quindi ad un insieme di attività funzionali al raggiungimento di un obiettivo e alla possibilità di essere organizzati secondo criteri funzionali che vanno a vantaggio di ciò che va fatto e nel caso del Team anche delle persone che lo compongono.

Come fare allora per lavorare sull’organizzazione del Team da un punto di vista di metodo, strumenti e buone pratiche per cercare ogni giorno di fare sempre meglio?

Qualche spunto per organizzarsi al meglio

Personalmente ritengo che la risposta non sia breve e semplice ma proverò qui a darti qualche spunto per farti comprendere che essere organizzati è una scelta che passa attraverso tanti tipi di pratiche diverse e non riguarda solo l’uso di uno strumento per tracciare le attività o documentare il lavoro svolto (sto pensando a JIRA e Confluence tra tutti ma tu puoi sostituire i tuoi strumenti preferiti). 

Ecco allora qualche suggerimento:

• Essere organizzati significa scegliere di introdurre per il Team delle buone ABITUDINI da seguire costantemente come ad esempio lo studio, per imparare cose nuove utili al nostro lavoro o l’importanza di fermarsi e ragionare insieme sull’andamento delle cose in un contesto protetto e sicuro come quello della retrospettiva (la retrospettiva è semplicemente un incontro nel quale ti fermi e rifletti, Scrum puoi lasciarlo fuori dalla porta) 
• Essere organizzati significa lavorare costantemente alla COMUNICAZIONE del Team, sia essa interna tra i membri del gruppo, che esterna nei confronti dei tanti stakeholder con cui serve interfacciarsi. Riusciamo ad essere sempre chiari rispetto alle cose che ci raccontiamo e che vanno fatte? Nella mia esperienza ritrovo tante situazioni in cui “sì, sì, è tutto chiaro” ma all’atto pratico devi poi star dietro le singole persone perché forse tanto chiaro non era; e allora vedi che puoi scegliere di lavorare seriamente alla comunicazione aiutando le persone a confrontarsi e mettere in discussione le cose o accettare il “sì, sì, è tutto chiaro” e provare ad andare oltre.
• Essere organizzati significa restare concentrati sul TEAM rispetto a dimensioni come la fiducia, l’autonomia e l’impegno. Tutti elementi facili da scrivere sulla carta ma che richiedono osservazione continua e impegno costante da parte di chi supporta il team (lo scrum master, il team leader, …) e da parte del Team stesso che non deve aver paura di innescare conversazioni scomode in tutti quei casi in cui il Team comincia a funzionare male, perché non può sempre essere solo colpa degli altri (l’allenatore, gli avversari, il clima, e mi riferisco a tanti episodi noti nel mondo dello sport).
• Essere organizzati significa in certi casi mettere da parte la performance e gli obiettivi per potersi dedicare all’ascolto dei BISOGNI delle persone con cui si lavora sapendo che questo apparente rallentamento o cambio di direzione mi darà enormi frutti nel medio lungo termine rispetto alla costante spinta sull’acceleratore finalizzata al raggiungimento continuo di nuovi e più complessi obiettivi per i clienti. Perché quella persona in questo periodo si comporta in questo modo? Cosa sta cambiando? Che tipo di situazione sta vivendo in questo momento? Queste e altre sono domande che puoi scegliere di farti per aiutare persone e Team ad evolvere oppure, più facile, puoi parlare alle spalle del collega che “da qualche tempo sembra assente e non interviene più come una volta”.

Non esiste una ricetta che vada bene per tutti i Team e quelli che ti sto suggerendo sono soltanto spunti per poter riflettere. Di una cosa però sono certo, l’ingrediente essenziale per questo tipo di ricette sono le persone e sta a te che leggi scegliere ogni giorno di provare ad introdurre e proporre qualcosa di diverso per te e per il tuo Team. Nella mia esperienza personale di questi ultimi anni trovo molto utile stimolare i Team con l’uso di canvas che possano favorire lo scambio di idee e la condivisione di nuove proposte. In foto trovi quello al quale mi sono ispirato per scrivere questo articolo (puoi scaricarlo gratuitamente da questa pagina per realizzare le tue personalissime sessioni sul lavoro organizzato).

Ricorda che la scelta di essere più organizzati e di introdurre struttura e metodo all’interno del Team può essere tua, se accetti la sfida, oppure di altri, solitamente “i capi” al di sopra di te, che ti imporranno pratiche non necessariamente funzionali ma ritenute comunque essenziali per cercare di governare una barca complessa come l’azienda nella sua interezza. Puoi scegliere di essere un semplice marinaio che aspetta comandi e ordini oppure puoi decidere di organizzare il tuo lavoro nel modo migliore per vivere la tua giornata lavorativa con soddisfazione e di riflesso raggiungere gli obiettivi della tua azienda. 

Trovi questo articolo anche sul numero speciale quinto anno della rivista Agile Italia Magazine