Nel suo libro “Deep Work”, Cal Newport esamina alcune tecniche di base per tentare di raggiungere ed ottenere la giusta concentrazione rispetto ad attività che vanno fatte e che richiedono appunto il nostro massimo focus.

Vengono presentate alcune tecniche o filosofia di approccio che ti propongo in quest’articolo provando a esplorarne pregi e difetti.

Perché cercare la concentrazione?

L’argomento trattato in “Deep work” è uno di quei temi essenziali che se non siamo in grado di dominare e controllare, almeno un pò, rischia di farci perdere tanto tempo senza concludere nulla di buono.

Pensaci… quante volte arrivi a fine giornata e non ricordi esattamente di cosa ti sei occupato? Quante cose hai fatto e quali di queste ritieni essere davvero importanti?

Siamo ormai bombardati da mail, chat, notifiche e interruzioni di ogni tipo e in tal senso diventa davvero complicato riuscire a ritagliarsi qualche ora di lavoro per occuparsi di ciò che conta davvero. Alla fine della giornata hai solo quel senso di stanchezza e confusione mentale che poco ti aiuta a trovare soddisfazione e benessere.

A quali attività dedicare la mia concentrazione?

Naturalmente il presupposto di base è che tu sappia almeno in linea di massima quali sono le attività di cui dovresti occuparti e che tu sia in grado di definire per esse un grado di priorità o importanza. Accade spesso che veniamo travolti da riunioni e messaggi email e così, nei casi peggiori, arriviamo a riservare la serata alla scrittura di quel documento importantissimo… immagino che in questo non ci sia nulla di nuovo e che tutti, almeno qualche volta nella vita, siamo passati attraverso questa malsana dinamica.

In tal senso non ci sono troppe vie di fuga, la cara vecchia matrice di Eisenhower ci ricorda l’essenziale e la frase che l’ha ispirata contiene tutto ciò che ci serve sapere: ci sono due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono quasi mai importanti, quelli importanti non sono quasi mai urgenti.

Perché ti dico che è tutto contenuto in questa frase?

• Non ho dubbi se devo scegliere tra preparare da mangiare per i miei figli o finire di scrivere un documento.
• Non ho dubbi se devo scegliere tra andare a prendere mio figlio a scuola o mandare avanti una lunga call.
• Non ho dubbi se devo scegliere tra completare un’attività o andare a correre per tenermi in forma…

Tipicamente pianifichiamo, decidiamo e agiamo in base a ciò che conta davvero per noi e che è davvero importante ma se ci spostiamo nell’ambito lavorativo i contorni diventano sfumati e fatichiamo a trovare una quadratura. Nella vita privata diventa più semplice definire e impostare le priorità e le urgenze ma nel lavoro cadiamo spesso nella trappola del “tutto importante e tutto urgente” e da questa trappola non c’è più via di fuga… quante volte ho sentito la frase “non siamo in pronto soccorso e non salviamo vite umane” frase che nasce da quell’approccio per il quale tutto è urgente ed importante e la tua giornata potrebbe tranquillamente essere di 36 ore senza arrivare mai ad un punto di fine.

Ecco allora le tecniche di concentrazione che come vedrai non sono esoteriche ma di buon senso.

La tecnica monastica

Chi sceglie di concentrarsi con questa modalità semplicemente scompare dal radar, non si fa trovare, non è reperibile e si rifugia nel suo nido sicuro all’interno del quale può portare avanti i suoi compiti esattamente come il monaco che si rinchiude in convento e si dedica alla preghiera e la meditazione tagliando grossa parte delle relazioni con il mondo esterno.

Il vantaggio di questa tecnica è dato dal fatto che se sei un manager estremamente occupato potrai prendere una boccata d’aria e lavorare davvero concentrato senza paura delle continue interruzioni. Di contro, e personalmente l’ho sperimentato tante volte con colleghi che attuavano questa tecnica, diventi la persona più odiata del momento e se non hai lavorato in precedenza per rendere autonome le tue persone, nel frattempo che tu ti concentri su A e B saranno nati i problemi C e D e farai fatica ad uscire da questo vortice di entropia.

La tecnica bimodale

Chi sceglie questo tipo di pratica, decide di alternare momenti di concentrazione a momenti di “vita normale” lasciando che siano in parte gli eventi e in parte la pianificazione a governare l’andamento delle giornate.

Questa probabilmente è la tecnica in cui mi identifico meglio e che uso spesso: pianifico le attività più importanti ma lascio dei margini per poter gestire imprevisti e attività spot che potrebbero saltare fuori. Ho ben chiaro in mente l’insieme delle attività da portare avanti in un determinato periodo, giornata, settimana, mese e via via scelgo a quali dedicarmi orientando il focus ora su una ora su un’altra. Il punto debole forse è legato al fatto che nei casi di escalation da gestire ti ritrovi solo a lavorare sull’emergenza e fatichi a ritagliare il tempo per le attività meno urgenti, ma qui torniamo al tema di Eisenhower: se pianifichi per tempo le cose importanti, difficilmente diventeranno urgenti e potrai lavorarci con calma e soddisfazione.

La tecnica ritmica

Chi sceglie di adottare questo metodo si ritaglia ogni giorno, magari allo stesso orario, del tempo per dedicarsi alle attività che richiedono concentrazione e finito lo slot o gli slot dedicati aggiunge una X al calendario o su di un quaderno utilizzato per annotare l’avanzamento.

Il vantaggio della X da annotare è che rappresenta una serie che via via non vorremo interrompere e così facendo, con questo semplice espediente di gamification, aiuteremo noi stessi a trovare costantemente la concentrazione per lavorare a ciò che conta davvero. Il fattore di svantaggio sta nel fatto che in base al tipo di lavoro non sempre saremo in grado di stabilire orari o durate precise ma dovremo puntare comunque a scrivere almeno la nostra X quotidiana per non interrompere la serie di successo e accettare questo fallimento con noi stessi. A livello psicologico funziona molto bene.

La tecnica giornalistica

Chi sceglie di utilizzare questo approccio, si concentra ogni volta che serve, se serve, e poi alterna al lavoro focalizzato dei momenti di breve pausa. L’idea qui è che lavorare è uno svago e lo faccio appena posso e se ho nuove buone idee.

Il vantaggio direi che riguarda la possibilità di trovare sempre il buono nel lavoro che dobbiamo fare e quindi renderlo piacevole e stimolante. La leggenda dell’ispirazione che arriva quando meno te lo aspetti è appunto solo una leggenda ed è inutile aspettarla. Nel lavoro serve essere costanti accettando che non sempre daremo il massimo o realizzeremo cose incredibili. Sulla lunga distanza la costanza premierà comunque e vincerà sugli interventi casuali. Lo svantaggio naturalmente è legato al fatto che devi essere disciplinato altrimenti rischi di non ritagliarti mai dei momenti di concentrazione perché ritieni sempre che non sia il momento adatto o al contrario è sempre un buon momento per dedicarti alla prima cosa che reputi utile in quel momento.

In chiusura

Direi che non esiste una tecnica migliore delle altre e che non esiste la tecnica da scegliere su tutte per farla tua. Probabilmente in momenti diversi e in base alle circostanze andrà bene un approccio invece che un altro. Ciò che conta è prendere atto del fatto che il lavoro esiste e va portato avanti. Puoi scegliere di farlo sempre in emergenza e maledicendo la tua incapacità di organizzarti e gestire le priorità che spesso gli altri ti impongono oppure puoi scegliere di organizzare il tuo tempo creando dei momenti sicuri che ti aiuteranno a far bene le cose che contano e dedicare il giusto tempo anche a tutto il resto ma senza restarne travolto. La scelta è solo tua e non vale dare la colpa agli altri. Chiudo con le parole di Paola Cortellesi in un suo talk al quale ho assistito: scegli di essere il protagonista del tuo progetto e non la comparsa in quello di qualcun altro.