Capita spesso che qualcuno mi chieda la ricetta magica o l’ingrediente segreto per aiutare le persone a lavorare sempre meglio con l’obiettivo di avere clienti soddisfatti e Team performanti, insomma il Sacro Graal del lavoro in team. Recentemente mi hanno fatto ancora la stessa domanda e allora ho pensato di mettere nero su bianco qualche riflessione con alcune pratiche che secondo me sono davvero degli attivatori per permettere alle persone di introdurre cambiamenti e abitudini che una volta assimilate possono fare la differenza.

Ti sembreranno pratiche scontate e già viste ma la verità è che ormai, almeno dal punto di vista teorico, sappiamo tutto sulla vita dei team e quello che manca davvero è la reale volontà di applicare davvero delle semplici regole e seguire il flusso di ciò che accade dopo.

Ecco allora 3 regole e 1 anti-pattern che nascono dalla mia esperienza diretta sul campo e che possono essere utili anche a te che leggi per lavorare al meglio con i tuoi Team.

Studiare il Team

Se sei un manager e gestisci persone, la prima cosa essenziale che devi fare è studiare la composizione del tuo Team e comprenderne le sfumature. Chiedi loro di compilare una skill map che potranno realizzare autonomamente, poi se serve la raffinerete insieme in seguito. Con questo intendo dire che non ha senso presentare una mappa preconfezionata da manuale HR all’interno della quale chiedi alle persone se conoscono le pratiche di project management, il linguaggio .NET e la lingua inglese, lascia che siano loro, in prima battuta a ragionare insieme sulle competenze di cui pensano di aver bisogno per lavorare insieme. Affinché questo possa accadere, tu dovrai arrivare molto preparato per poter raccontare cosa ti aspetti che faccia il Team.

• Di cosa si dovranno occupare?
• Con chi si interfacceranno?
• Qual è la natura dei progetti che li riguarderanno nell’80% dei casi?
• Sarà un gruppo interno o composto anche da persone esterne?
• Come avverrà la relazione con gli esterni?

Queste sono solo alcune delle domande alle quali dovresti saper rispondere. Offrire un contesto ben chiaro aiuterà i membri del Team a capire di cosa hanno bisogno partendo da ciò che sanno già fare.

Dare fiducia al Team

Già nel precedente paragrafo abbiamo iniziato a dare fiducia assumendo che i membri del Team siano le persone migliori in grado di auto valutarsi e decidere di cosa hanno bisogno. Continuiamo su questa strada evitando di proporre scadenze e pianificazioni già vendute ma mettiamo il Team in condizione di poter indicare una roadmap di massima che possa avere un senso. In questo modo stai mettendo le basi per aumentare l’autostima delle singole persone e rendere il team responsabile delle scelte fatte e dichiarate. Se ti dico “mi serve entro domani” la vivrai come un’imposizione e partirai sulla difensiva, se ti dico invece “servirebbe al più presto ma secondo te in quanto tempo potremmo averlo…” lascio che sia tu a darmi il tuo punto di vista e delle date più ragionevoli per te; date che farai di tutto per garantire perché nessuno te le ha imposte e hai preso parte al processo decisionale quindi ti sentirai parte di esso.

Sicuramente i più cattivi staranno pensando che quanto appena suggerito è impossibile perché difficilmente in azienda si può lavorare con questo approccio: i commerciali vendono, la direzione prende accordi e poi i progetti vanno portati avanti quindi è una soluzione non percorribile…

Non voglio convincerti del contrario, tuttavia esistono altri mondi possibili e ti invito a leggere i miei articoli della serie La guerra in azienda per provare a comprenderli e riflettere sul fatto che non esistono ingredienti segreti ma solo ingredienti noti che dobbiamo scegliere di usare consapevolmente: il tempo, le priorità, la motivazione, la pianificazione, …

Concedere al team un periodo di grazia

Tutti noi abbiamo preso la patente e sappiamo bene che i primi mesi era dura: guardare lo specchietto in alto, cambiare marcia, controllare il traffico davanti, chiacchierare con gli amici, tutto contemporaneamente e cercando di non fare incidenti. Personalmente quando facevo scuola guida con mio padre mi successe di tamponare in retromarcia una macchina che arrivava da dietro proprio perché non ero ancora in grado di tenere tutto sotto controllo. Mio padre non ne fece un dramma e per fortuna neanche la controparte, il danno era impercettibile e capirono la situazione.

Trasponendo la situazione al nostro Team, è inutile alzare subito la posta stressando l’intero gruppo con date, scadenze e clienti arrabbiati, cerchiamo il più possibile di fare da filtro e trovare il giusto compromesso affinché il Team possa cominciare a funzionare.

Affinché questo sia possibile è opportuno che aziendalmente si comprenda l’importanza di tale approccio: vogliamo che le persona acquistino fiducia nelle loro capacità per raggiugere in minor tempo un buon punto di consapevolezza. Partiranno più lentamente ma riusciranno a recuperare in corsa e alla grande. L’approccio dei più cattivi sarà invece quello di stressare il Team e obbligarlo a creare debito tecnico o lanciarsi a utilizzare nuove tecnologia senza neanche conoscerle o ancora promettere date impossibili costringendo tutti a turni di lavoro senza senso. Avrai la sensazione che le cose funzionino ma la gente vorrà lasciare il team e l’azienda e lo farà alla prima occasione e tu a quel punto dirai a te stesso che “non erano le persone adatte“… fermati e fatti qualche domanda!

La persona in prestito, l’anti-pattern perfetto

Troppo spesso all’interno di un Team troviamo delle dinamiche di aggregazione che seguono soltanto delle regole di disponibilità, una fra tutte, Tizio è più scarico e può aggiungersi al team per aiutarlo con le prossime scadenze. Ti ritrovi? Ti è già capitato?

Cosa non funziona in questo approccio? Stiamo assumendo che Tizio riesca a tempo zero a inserirsi nel gruppo e comprenderne le dinamiche di lavoro, lo faccia con entusiasmo e magari già sapendo che tra un mese o due lo sposteremo ancora perché entreranno nuove attività per le quali lui sarà indispensabile. Stiamo anche assumendo che il Team sia riconoscente per questo e che non faccia fatica a ritagliarsi del tempo per portare a bordo la risorsa, pur sapendo che in poco tempo se la vedrà sfilare da sotto il naso. Non il massimo direi.

Sai perché ti faccio questo esempio? Perché ci sono passato personalmente in più occasioni e ti assicuro che l’idea del tappa buchi non funziona. All’inizio ti fa sentire importante perché l’azienda ti elegge salvatore del Team e ti chiede supporto ma poi di fatto ti ritrovi a lavorare in un gruppo che fatica ad integrarti e che sa già di dover lasciare in breve tempo.

E quindi che facciamo?

Come vedi, ti ho descritto 3 buone pratiche che troppo spesso vengono ignorate per preferire invece un approccio più direttivo e autoritario. La scelta è tua: puoi decidere di lavorare con un Team che ha voglia di fare ed è cosciente di ciò che può e sa fare oppure puoi sfidarlo continuamente illudendoti che questa modalità sia vincente pur sapendo che le persone vivranno costantemente in ansia e con livelli di stress fuori dal comune.

Se vuoi essere un servant leader devi imparare a fare da filtro e proteggere il Team rispetto ai tanti impedimenti che ogni giorno possono metterlo alla prova. Fare da filtro è parte del tuo lavoro, lavorare al progetto con impegno e concentrazione è invece compito del tuo Team, ti rimando a questo ulteriore articolo che riprende 5 valori chiave essenziali per i Team.