Tra i miei libri preferiti c’è sicuramente “Detto fatto” di David Allen all’interno del quale viene presentato il suo metodo Getting Things Done (GTD). Periodicamente mi trovo a sfogliarlo e ritrovare tante piccole perle: alcune ad esempio le ho inserite all’interno del quaderno per i Team Che Funzionano Davvero, altre le sto utilizzando per arricchire il mio corso sul time management al quale sto lavorando in questo periodo.

Il tempo e le decisioni

Il tema della gestione del tempo rimane strettamente collegato a ciò che scegliamo di fare in un determinato istante e in tal senso è fondamentale comprendere in che modo scegliamo di attribuire delle priorità alle diverse attività e in che modo poi arriviamo a sceglierne alcune rispetto ad altre.

Una volta fatta la scelta occorre vivere serenamente ciò che accadrà dopo ovvero alcune attività, quelle scelte, andranno avanti, mentre altre rimarranno ferme. La bravura sta tutta nel non farsi prendere dal panico e vivere con equilibrio questa situazione che sarà sempre presente, sia a lavoro che nella vita privata. Facile a dirsi (e scriversi) ma più difficile da mettere in pratica.

Personalmente riesco più facilmente a prendere decisioni per allocare il mio tempo quando queste sono maggiormente in linea con i principi ed i valori in cui credo. Se devo scegliere tra seguire i miei figli in qualcosa o seguire un evento di lavoro tipicamente sceglierò i miei figli. Se non posso mancare a quell’impegno di lavoro, mi preoccupo comunque che qualcuno possa seguire i miei figli se quell’evento per loro è importante. Nel libro “Le 7 regole per aver successo”, Covey parla dell’importanza di un personal mission statement ovvero un testo vivo che puoi e devi modificare nel corso del tempo per capire con te stesso cose ti spinge dall’interno a fare quello che fai. Insomma, se hai ben chiari in mente i tuoi punti di riferimento allora decidere sarà più semplice.

Se non sei tu a decidere, altri lo faranno per te

La gestione del tempo, del tuo tempo, è un tema che riguarda te ma solo se decidi seriamente di occupartene, diversamente troverai sempre un manager zelante che avrà tempo e voglia di calarti dall’altro compiti e istruzioni.

Indubbiamente ci saranno situazioni in cui altri decideranno per te e tu potrai soltanto accettare passivamente la richiesta, tuttavia ci sono molti altri casi in cui potresti intervenire e magari non lo fai. In certi casi dipende da un atteggiamento troppo passivo nei confronti della situazione, in altri è una mancanza di voglia o energia. Il risultato è comunque lo stesso: rinuncerai al tuo libero arbitrio per accettare una decisione presa da qualcun altro.

Il modello a 4 criteri

Il modello a 4 criteri, di cui ci parla David Allen nel suo libro, è un modello che prende in considerazione altrettante dimensioni utili per decidere dove portare la nostra attenzione.

Ecco i quattro criteri identificati:

• Il contesto, inteso come il luogo in cui ci troviamo a lavorare o la situazione specifica che stiamo vivendo in quel momento. Posso essere in ufficio o in smart working, da solo o con dei colleghi. In tal senso luogo e situazione fanno la differenza per decidere quali attività svolgere. In questo criterio rientrano anche gli strumenti, ovvero gli elementi legati al ruolo specifico ed alle aspettative su di esso. Se sono il responsabile di una linea di produzione in una fabbrica, le aspettative sul mio ruolo riguarderanno la supervisione del ciclo di lavoro, se sono un project manager avranno a che fare con il monitoraggio del progetto e la verifica dei requisiti con il cliente.
• Il tempo, inteso come misura del nostro tempo a disposizione in un dato momento e del tempo necessario per svolgere un’attività. Spesso è meglio non iniziare qualcosa se sappiamo già di doverci interrompere e può essere più vantaggioso lavorare ad un compito più piccolo con la certezza di poterlo completare. In tal senso più si lavora alla gestione di attività in base al tempo e più si riesce a sfruttare al meglio anche i ritagli di tempo come ad esempio controllare le mail prima di andare a pranzo in attesa dell’orario di pausa.
• L’energia, intesa come la nostra energia sia fisica che mentale. Energia che deve guidarci nella scelta dell’attività migliore da svolgere poiché sappiamo bene che in certi casi, quando ad esempio non sei più lucido mentalmente, è assolutamente inutile imporsi di continuare a lavorare alla stessa attività ed è più opportuno fare una pausa o cambiare contesto per permettere al cervello di ricaricarsi. Personalmente è un tipo di cambio che mi trovo a fare frequentemente. Se sto lavorando in maniera focalizzata per diverse ore su di una attività, mi accorgo quando la mia mente comincia ad essere stanca e allora, piuttosto che continuare su quel task, metto la testa su qualcosa di più leggero o che comunque mi dia stimoli e mi permetta di ricaricare le batteria. Naturalmente anche una bella pausa può servire allo stesso scopo.
• La priorità, intesa come l’ordine già dato alle attività in base a vari criteri possibili (urgenza, importanza, impatto, stakeholder, …) ma anche l’uso dell’intuizione che può portarci a svolgere un compito perché di maggior effetto in un dato momento e in base a determinate circostanze. Questa dimensione specifica ritorna sul tema dell’organizzazione del lavoro e sulla nostra capacità di comprendere cosa occorre fare. Il tema della priorità può riguardare vari strumenti e tecniche, una tra tutti la matrice di Covey di cui ho parlato in questo video. Per approfondire consulta la playlist: Time management for dummies sul mio canale YouTube.

In chiusura

Il modello a 4 livelli introduce temi differenti rispetto alla semplice scelta delle attività che avviene all’interno del modello tripartito. Trovo che i criteri suggeriti siano essenziali perché mettono più al centro la persona, specie sui criteri di Tempo ed Energia, e ci portano a pensare che la migliore pianificazione è quella che funziona per l’individuo piuttosto che pensare solo al ruolo e agli obiettivi aziendali. Contesto e Priorità rimangono invece più spostati sulla dimensione aziendale.

Conoscevi già il modello a 4 criteri? Tu come fai a decidere le attività da svolgere durante la tua giornata?