Ieri sera a cena, moglie e figlia provavano a raccontarmi un episodio al quale avevano assistito mentre erano in comune per rinnovare le rispettive carte di identità.

Dopo qualche minuto di racconto, entrambe continuavano ad aggiungere impressioni, dettagli ed interpretazioni ma faticavano a raccontarmi esattamente cosa avessero visto o capito e non perché non ne fossero capaci ma perché siamo fatti così, ci piace interpretare le cose e convincerci da soli che la nostra idea è quella giusta e che abbiamo capito al meglio ciò che abbiamo visto, sentito, discusso, …

Long story short, la poca chiarezza dei requisiti è uno dei principali anti-pattern che uccide la performance di un Team e mina pericolosamente la buona riuscita di un progetto. Le persone si trovano spesso a realizzare non ciò che serve davvero ma ciò che qualcuno ha pensato potesse servire al cliente e questo malgrado i numerosi incontri di allineamento, le lunghe call e gli infiniti documenti condivisi per assicurarci che tutto sia chiaro.

La soluzione esiste ed è semplice: dialogare insieme davanti a una lavagna affinché sia chiaro ciò che abbiamo compreso reciprocamente e si condividano le vere azioni da intraprendere.

Il canvas dell’attento osservatore è uno dei più recenti nella famiglia Mindscape Journey e nasce proprio per concentrare l’attenzione sui reali requisiti e permettere al gruppo di lavoro di poter ragionare su ciò che conta davvero.

Al suo interno trovi:

• i bisogno di base, come ad esempio “acquistare un mobile Ikea per arredare il salotto”;
• i jobs to be done, cioè il vero motivo sottostante l’acquisto del mobile che potrebbe essere ad esempio “voglio essere parte attiva nel processo di arredamento e personalizzazione della casa”
• i bisogni latenti, ovvero ciò che non viene detto e si da per scontato o che, in certi casi, non si comprende fino in fondo, ad esempio “voglio diventare autonomo e vivere in una bella casa arredata come piace a me”.

Insieme ai 3 elementi essenziali di cui abbiamo appena parlato, serve sempre fare i conti con alcune forze contrastanti:

• La spinta al cambiamento che ci chiede di comprare il nuovo mobile in contrasto con i dubbi e le paure che ci frenano.
• L’attrazione per il nuovo che ci porta ad essere curiosi e possibilisti in contrasto con le vecchie abitudini che ci riportano con i piedi per terra e rischiano di smorzare ogni nuovo slancio.

Il presupposto affinché tutto ciò funzioni è che dobbiamo avere tempo a sufficienza per chiarire tutti gli aspetti del caso, cosa che normalmente fa attrito con la tipica gestione dei tempo di progetto in quest’epoca di contesti in rapido cambiamento (per approfondire puoi leggere I militari, le aziende e le decisioni istantanee e La complessità si comprende meglio cambiando il punto di vista).

Inutile cercare altri ingredienti segreti, ormai sono tutti davanti ai nostri occhi ma facciamo finta di non vederli e ci ostiniamo a cercare ancora altrove alla ricerca di nuove cose.