Il sogno segreto di ogni manager è quello di aprire il suo foglio Excel e vedere che tutti i membri del team sono allocati al 100% della loro capacità per i prossimi sei/nove mesi (e magari anche più). Alcuni non lo ammetteranno mai, ma l’obiettivo è proprio quello di raggiungere questa malsana equazione:

Risorse sature = Massima efficienza

Peccato però che questo approccio apre il fianco ai tanti fallimenti che continuiamo a vedere in molte aziende e porta le persone a licenziarsi o peggio ad andare in burnout.

Persone o macchine?

Il fatto è che confondiamo troppo facilmente le persone con le macchine e continuiamo a pensare alle fabbriche della prima rivoluzione industriale. All’epoca, una pressa meccanica ferma era un costo e quindi l’ossessione di mantenere ogni risorsa attiva al 100% del tempo poteva anche avere un senso. Quando però parliamo di knowledge worker (cioè noi davanti al PC che ci spremiamo le meningi per creare qualcosa di nuovo), non possiamo pensare di trattare le persone come fossero delle macchine, semplicemente perché i compiti non sono sempre identici e prevedibili.

Già nel 1917, il matematico danese Erlang pose le basi della moderna teoria delle code. Studiando il traffico delle prime linee telefoniche, dimostrò che i sistemi hanno bisogno di capacità in eccesso per gestire la variabilità degli eventi senza collassare. Non è difficile trasporre questo concetto a un team aziendale: quando saturiamo completamente la capacità di lavoro del team, basta un minimo imprevisto (una malattia, un bug critico, un cambio di richieste da parte del cliente) per far saltare tutta la pianificazione, con buona pace del manager che resta a guardare il suo file Excel chiedendosi come venirne a capo.

Il manager in realtà è consapevole della disfunzionalità che sta introducendo ma, troppo spesso, il sistema azienda non permette di gestire correttamente questa dinamica. Io per primo mi sono trovato tante volte a dover spostare persone da una parte all’altra perché c’era il solito incendio da spegnere o il solito cliente che urlava più di altri, alimentando inavvertitamente quelle logiche disfunzionali tipiche della Guerra in azienda (una serie di articoli che ti consiglio di approfondire). Quando mi è successo, ho cercato di agire su due fronti:

• negoziare verso l’alto il livello di aspettative nei confronti del mio team;
• portare il team a bordo dei nuovi problemi spiegando come la pianificazione veniva cambiata di conseguenza.

Siamo ben lontani dall’essere agili ma almeno provavo a fare quanto in mio potere per “proteggere” il team e non mi nascondevo dietro l’alibi del carico di lavoro che ti viene buttato addosso.

La formula di Kingman e la trappola dell’infinito

Oltra a Erlang, che ha aperto la strada a questo tipo di riflessioni, c’è stato Kingman che, con la sua formula VUT, ha dato il colpo di grazia al mito del 100% di efficienza.

La formula dimostra che il tempo di attesa per completare un lavoro è direttamente proporzionale alla saturazione della risorsa; se l’utilizzo della risorsa si avvicina al 100%, il tempo necessario affinché un nuovo compito venga preso in carico non cresce in modo lineare, ma esponenziale, tendendo teoricamente all’infinito. Chiudo qui con l’angolo Super Quark ma mi sembrava un passaggio interessante.

Smettere di correre a testa bassa saturando ogni minuto è il primo passo per provare ad uscire dal tunnel. La vera produttività arriva quando impariamo a mettere ordine tra le priorità (ne ho scritto qui: Non lamentarti della mancanza di tempo, organizzati).

L’autostrada intasata

Per comprendere la tesi di Kingman in modo estremamente semplice, ci basterà pensare a un’autostrada:

• Se è occupata al 60-70% della sua capacità, le auto viaggiano veloci e fluide. Se un’auto frena bruscamente, c’è spazio di manovra per evitare l’incidente e il traffico non ne risente troppo.
• Se l’autostrada è occupata al 90-100%, significa che è completamente paralizzata da un ingorgo e nessuno si può muovere. Possiamo solo accettare che l’ingorgo si sblocchi e la benzina non finisca.

Il tuo team saturo al 100% è come un’autostrada durante un ingorgo:

• ogni nuova richiesta viene messa in coda;
• i tempi di consegna si allungano;
• gli errori aumentano;
• la produttività reale crolla a picco;
• la motivazione lascia il posto al malcontento;

Pianificare il buffer di tempo libero

So già che leggendo il titolo di questo paragrafo avrai sorriso pensando “si come no, il tempo libero…“.
Per andare più veloci, bisogna rallentare la pianificazione. I team più efficienti applicano tre regole fondamentali che permettono di aggirare la legge di Kingman:

1. Pianificare il tempo libero. Allochiamo il team idealmente intorno all’80% della sua capacità massima. Il restante 20% non sarà tempo sprecato, lo useremo per gestire gli imprevisti, fare formazione, migliorare i processi ed evitare il burnout delle persone. Se poi il team è davvero efficace, in quei rari momenti in cui tutti saranno lì a girarsi i pollici, si potrà rivedere la pianificazione e anticipare qualcosa pescando dal backlog o dai prossimi progetti in attesa. Mantenere questo margine è vitale, ed è la stessa logica che applico quando parlo dell’importanza di dare il giusto peso alle spie di emergenza, perché senza spazio di manovra le piccole anomalie diventano disastri irrecuperabili.
2. Ridurre il work in progress. Invece di iniziare dieci progetti contemporaneamente per cercare di accontentare tutti, teniamo il focus sul finirne pochi alla volta. Uno dei mantra della metodologia agile recita “Stop starting, start finishing”. Anche qui sono abbastanza sicuro che starai sorridendo ma posso assicurarti che il multitasking non esiste e tipicamente, durante le mie aule di time management lo dimostriamo con dei semplici esercizi. Non ho la pretesa che da domani si cominci a lavorare su una cosa alla volta, tuttavia sarebbe utile trovare il giusto equilibrio rispetto a situazioni sicuramente inefficaci che si vivono ogni giorno e di cui ci si lamenta e basta.
3. Misurare il flusso, non le persone. Non preoccupiamoci di quanto tempo Pippo ha lavorato al progetto Pluto nella singola giornata ma piuttosto sforziamoci di capire quanto tempo tempo impiega l’intero progetto a trasformarsi in valore reale per il cliente.

Il tuo prossimo mattoncino

La prossima volta che il tuo file Excel sarà pieno come un uovo, pensa a questo articolo e all’autostrada intasata. A nessuno piace restare fermo in coda sotto il sole. L’eccellenza non si raggiunge correndo alla cieca, ma organizzandosi con intelligenza.

Misura l’efficacia del tuo Team! Non affidarti solo alle sensazioni o a una pianificazione irrealistica che non ammette imprevisti. Scopri quanto sono solide le fondamenta del tuo gruppo di lavoro e se i tuoi processi stanno aiutando o bloccando i tuoi colleghi. Calcola ora il tuo Team Score gratuito e scopri subito su quali aree iniziare a lavorare per migliorare!