Si parla tanto di feedback ma poi ogni volta che mi trovo a parlarne con qualcuno di se e come vengono dati i feedback in azienda, ecco che lo sguardo si perde nel vuoto. Le risposte diventano approssimative.

• Sì, facciamo le review annuale (che è un altro tipo di pratica con obiettivi differenti).
• Sì, il mio capo quando serve ci dice cosa non è andato bene.
• No, solitamente non li diamo.
• eh, ad avere tempo…

Naturalmente, ciò che non viene detto, ma che è evidente dalle risposte e dal non verbale è che la parola feedback viene, troppo spesso, associata a qualcosa da correggere. Un problema da risolvere che richiede quindi un intervento necessario che qualcuno deve fare per poter correggere un comportamento o qualcosa ritenuto sbagliato o non conforme alle regole.

• La persona che dovrà dare questo feedback si stressa perché teme di poter “far male” a chi lo riceverà.
• La persona che riceve il feedback approccia la situazione con rassegnazione e non con uno spirito di crescita e miglioramento.

La colpa non è di nessuno dei due. Il sistema non ci abitua a dare e ricevere feedback in modo naturale.

La cultura del feedback

Se chiedi, “date mai dei feedback su qualcosa che è andato bene e ha funzionato?” la risposta solitamente, dopo qualche secondo per pensarci, è “no, al massimo faccio i complimenti o ringrazio“.

Si parla tanto anche di cultura del feedback e sempre più aziende raccontano che la stanno mettendo in atto ma poi, se vai a chiedere, ti dicono che “ci stiamo provando ma i manager più in alto non hanno capito fino in fondo come funziona“. Il problema forse sono io che faccio troppe domande.

Quando mi sono trovato a leggere il libro La cultura del feedback, ne ho apprezzato la semplicità con la quale il feedback viene proposto e pensato; qualcosa che dovrebbe sempre esserci e che, se reso sistemico a tutti i livelli, offre un grande servizio all’azienda in termini di autostima delle singole persone e di efficacia per i gruppi di lavoro.

Viene da sé che, persone che si sentono più efficaci e che ricevono ogni tanto qualche pacca sulla spalla, lavorano meglio per sé stesse e concorrono più facilmente agli obiettivi dell’azienda in modo più naturale e consapevole.

Sforzati di celebrare un piccolo successo

Ogni volta che ci limitiamo a dire “ottimo lavoro” o semplicemente “brava“, nella mente dell’altra persona il pensiero più semplice che scatta sarà “ok, e un’altra è fatta. Vediamo quale sarà la prossima“.

Non c’è nessun apprendimento reale in quel “ottimo lavoro” buttato lì a caso. Certamente è meglio che dire “hai fatto un disastro” ma il punto è che finché non ci sforziamo di offrire uno spunto concreto per comprendere cosa abbiamo davvero fatto bene, stiamo limitando le potenzialità dell’altra persona.

Dietro all’ottimo lavoro, ci potrebbero essere tentativi ed esperimenti o una decisione presa con estrema paura ma che ha portato a un buon risultato. Il nostro compito è dare fiducia a quel comportamento e aiutare la persona a rinforzarlo. Riuscire a far emergere gli aspetti reali e oggettivi di cosa ci è piaciuto, può fare la differenza tra una persona propositiva e una semplicemente collaborativa a richiesta.

La metafora del cibo

Sempre nel libro di cui parlavo, viene fatta una utile metafora gastronomica che propongo sempre perché la ritengo chiara ed estremamente facile da ricordare. L’idea nasce dall’interpretazione della parola feedback (“to feed”, nutrire, e “back”, tornare indietro). Il feedback si può intendere come qualcosa che restituiamo all’altra persona per nutrirla e aiutarla a crescere.

Se creiamo un grafico basato sulle due dimensioni del feedback: specifico/generico e positivo/negativo ecco che otteniamo quattro quadranti ai quali possiamo associare degli alimenti che ci aiutano a ricordare.

• Generico e Negativo, il fungo velenoso. Ogni volta che dirai “hai fatto un disastro” oppure “è tutto da rifare” avrai offerto un ottimo fungo velenoso. Bello da guardare ma che tipo di nutrimento ci potrà mai essere dietro? Se il tuo obiettivo è abbattere l’autostima dell’altro, avrai sicuramente raggiunto il tuo scopo.
• Generico e Positivo, cioccolatini e caramelle. Ogni volta che dirai “ottimo lavoro” oppure “è andata bene, brava” avrai offerto un cioccolatino o una caramella. OK molti amano il cioccolato e tanti sono appassionati di orsetti gommosi e liquirizie ma la domanda qui è un altra: potresti vivere mangiando soltanto queste cose?
• Specifico e Positivo, un buon piatto da gustare. Pizza, pasta, carne, scegli tu. L’idea qui è che per crescere ti devi nutrire e anche bene. Prepara un buon piatto e servilo con una bella presentazione. Concentrati su qualcosa di preciso che puoi riconoscere all’altra persona e che magari ha fatto la differenza rispetto a ciò che è successo. Ha dato delle risposte calzanti al cliente? Ha presentato una slide di numeri impeccabile? Ha avuto la prontezza di gestire autonomamente una situazione di emergenza? Non limitarti al solito “ottimo lavoro” ma piuttosto offri uno spunto concreto per far capire che hai apprezzato davvero una cosa specifica che hai osservato. In questo modo andrai a rinforzare un comportamento virtuoso che con il tempo potrà solo migliorare.
• Specifico e Negativo. Frutta e Verdura. Solitamente qui chiedo “cosa non piace mangiare ai bambini?“, sì perché sappiamo tutti che frutta e verdura fanno bene ma poi, dovendo scegliere, è sempre meglio un bis di pizza o una grossa bistecca succulenta. Ecco allora che il feedback di miglioramento aiuta davvero a crescere perché permette di lavorare su qualcosa che può essere migliorato.

Il tuo prossimo mattoncino

Oggi ho scelto di scrivere sul feedback perché è qualcosa di estremamente utile ma che fatichiamo a introdurre nelle aziende in modo strutturato. Stiamo sempre ad inseguire il risultato non comprendendo che questo arriva quando poniamo le base per permettere alle persone di lavorare con fiducia e consapevolezza. Il feedback è uno degli elementi necessari per costruire questa base solida. Imparare a darlo e riceverlo richiede pratica e pazienza ma, come la maggior parte delle cose, per fortuna non è impossibile.

Il feedback fa parte di uno dei 6 pilastri per l’efficacia dei Team Che Funzionano Davvero, di cui parlo all’interno del mio libro. Non lo cito in maniera diretta ma viene da sé che per lavorare sulla comunicazione autentica, sulla gestione del conflitto e sulla relazione con gli altri (che sono alcuni dei pilastri), il feedback diventa uno degli ingredienti fondamentali.

La crescita delle persone è un aspetto che non scegli di attivare con un pulsante on/off, si tratta di lavorare con pazienza e impegno alle piccole cose. Il feedback è una di queste. Se dato con costanza, diventa qualcosa di naturale che non causa stress ma, al contrario, porta le persone a fare sempre meglio.

Puoi fare un test gratuito e calcolare il tuo Team Score. In questo modo scoprirai come si posiziona il tuo team rispetto ai 6 pilastri dell’efficacia e potrai scegliere di iniziare a lavorare su ciò che conta davvero per migliorare e raggiungere un nuovo livello di consapevolezza. Se vuoi portare questi argomenti in azienda, in modo più strutturato, sai dove trovarmi.

[Nella foto di copertina, le mie pizze pronte per il forno]