Molte aziende stanno introducendo assistenti intelligenti nei propri gruppi di lavoro con la promessa implicita di recuperare ore di lavoro, eliminare la burocrazia interna e rendere i team più autonomi. Naturalmente l’IA è lo strumento più potente con il quale ci siamo mai interfacciati e non possiamo decidere di tenerlo da parte, tuttavia scegliere di utilizzare l’IA non implica automaticamente il successo dell’iniziativa. Nella realtà dei fatti, sta accadendo l’esatto contrario.

• Se due team faticano a parlarsi, l’IA non colma il vuoto relazionale ma genera solo una quantità industriale di sintesi e riassunti che nessuno leggerà mai.
• Se un manager non sa delegare con precisione, il suo clone virtuale non indovinerà le sue intenzioni e suggerirà decisioni e scelte fuori target, alla velocità della luce.
• Se una persona ha scarse competenze di dominio e si fida ciecamente dell’IA, si ritroverà presto a esplorare un mondo incredibilmente più vasto di quello alla sua portata e questo minerà la sua reale capacità di poter essere risolutivo.

L’intelligenza artificiale non è un risolutore di dinamiche organizzative. Svolge egregiamente il ruolo di acceleratore. Amplifica la precisione dove c’è già metodo, amplifica il disordine dove mancano accordi chiari.

Il tranello dell’istruzione “ovvia”

Quando spieghi il coding ai bambini, si insegna loro a muovere un piccolo robot fisico su una griglia bidimensionale disegnata per terra. Il movimento del robot avviene attraverso comandi unici e non ambigui. Sono solo tre: vai avanti, gira a sinistra, gira a destra. Se il robot finisce al di fuori della griglia, l’errore non è del robot ma del bambino che ha dato delle istruzioni sbagliate e dovrà mettersi a fare “debugging” del suo codice.

Nel lavoro quotidiano dei Team può verificarsi un problema analogo. Quando un manager assegna un compito con indicazioni generiche, convinto che “tanto ci siamo capiti”, e riceve un output disallineato, la colpa non è da cercare sempre e solo nella distrazione dei collaboratori. L’errore nasce dall’assunzione implicita di dare per scontato che il contesto fosse chiaro e condiviso.

Quando usiamo l’IA il fenomeno si accentua ulteriormente. Mi è capitato sperimentando io stesso con l’IA, tu dici “duplica quella pagina modificando X” ma non ci siamo accordati bene su cosa io intendo per “duplicare” e così lui (o lei?) decide che duplicare significa non tenere conto di alcuni elementi già introdotti e che è più semplice riscrivere tutto dall’inizio. Il risultato è che poi io mi trovo a controllare molte più cose e, in certi casi, prendiamo una deriva non prevista che devo poi rimettere sul giusto binario.

IA come boomerang per il Team

Delegare la fatica operativa alla tecnologia è un vantaggio competitivo enorme. Fare sintesi e riassunti, ricavare analisi e tendenze. Tutto bello e utile. Quando però iniziamo ad usare lo strumento per disimpegnarci dalla relazione con le persone, allora è l’inizio di un problema serio che rischia di impattare sull’efficacia del Team invece che aumentarla.

Ecco tra segnali ben precisi e che ho già letto in giro troppe volte per non citarli qui:

• I verbali automatici durante le riunioni. Riassumere 60 minuti di confronto tra sei persone sarà anche comodo, ma se la presenza dell’assistente virtuale diventa l’alibi per rispondere alle email durante il meeting (lo facevamo già prima senza IA, pensa adesso…), avete abolito l’ascolto attivo per produrre un inutile archivio digitale. Un verbale perfetto non sostituisce mai l’allineamento emotivo e decisionale delle persone presenti nella stanza. Valutate piuttosto la possibilità di redigere un verbale condiviso e costruito in tempo reale durante l’incontro. Solitamente, all’interno dei miei Team di governance, è la pratica più comune che mettiamo in atto.
• I riassunti delle email. I recap sintetici risparmiano tempo, ma cancellano sistematicamente il tono, le esitazioni e la tensione tra le righe. Se ci abituiamo troppo a lavorare solo sulle sintesi algoritmiche, perderemo la nostra capacità di intercettare i conflitti latenti, che poi esploderanno comunque, a distanza di tempo, quando il danno sul progetto sarà già fatto. Da decenni esistono i filtri e le regole automatiche per lo smistamento della posta. In molti casi le caselle di posta sono intasate da messaggi automatici inviati dai vari sistemi aziendali (CRM, ticketing, newlsetter, …). In questo caso i filtri sono di enorme aiuto e non richiedono di scomodare nessun algoritmo costoso e altamente inquinante (si perché questo è un tema!). Molte mail esistono solo perché siamo in copia conoscenza di qualcosa. Decidete cosa realmente avete il bisogno di conoscere con così tanta frequenza e lasciate che le persone diventino autonome e responsabili, senza intasare la vostra casella di posta. Iniziate col gestire bene questi messaggi e poi concentratevi su ciò che conta davvero e che rimarrà alla vostra attenzione.
• La documentazione istantanea. Generare decine di pagine di mansionari, procedure e linee guida in tre clic dà una rassicurante sensazione di ordine tuttavia, se quei processi non sono stati discussi, negoziati e assimilati da chi deve poi lavorare operativamente ogni giorno, avete solo creato l’ennesimo file che nessuno andrà a leggere e utilizzare.

Prima gli accordi, poi gli strumenti

L’intelligenza artificiale, specie quando utilizziamo diversi motori insieme, agisce come una stanza piena di consulenti esperti. Può offrirti dieci prospettive diverse in pochi secondi, ma non prenderà le decisioni strategiche al tuo posto e non creerà fiducia tra due colleghi in attrito.

Pur essendo lo strumento più avanzato in circolazione, l’IA resta comunque uno strumento che non potrà aiutare un Team disfunzionale a fare meglio. Le persone all’interno dei Team Che Funzionano Davvero, hanno stabilito come lavorare insieme, quali sono le priorità non negoziabili, dove finisce l’autonomia del singolo e come vengono gestite le incomprensioni prima che diventino colli di bottiglia. Prima di istruire un algoritmo su come supportare i vostri flussi di lavoro, assicuratevi che le persone al tavolo abbiano lo stesso quadro di riferimento.

L’IA svolge solo il ruolo di acceleratore e accelera quello che trova. Se trova ordine e metodo accelera l’efficacia. Se trova disordine e improvvisazione accelera il collasso del sistema.

Il tuo prossimo mattoncino

Prima di pensare a nuovi strumenti o di chiedere di integrare l’IA “perché lo stanno facendo tutti“, scegli di misurare il punto da cui parte il tuo Team per scoprire cosa andrai ad accelerare.

Calcola gratuitamente il Team Score e ottieni una foto istantanea che mappa i 6 pilastri dell’efficacia del Team. Solo dopo, sceglierai se e come lavorare ai pilastri più deboli e potrai valutare, in modo oculato, cosa provare ad accelerare e in che modo.