Recentemente ho ripreso in mano un libro che avevo letto diverso tempo fa, “Il facilitatore dei gruppi, guida pratica per la facilitazione esperta in azienda e nel sociale” di Pino De Sario. Il libro contiene molti spunti diversi, elenca e cita tanti metodi e teorie e in questo senso trovo che sia una lettura interessante dalla quale ognuno può portarsi a casa spunti differenti.

Uno di questi spunti riguarda proprio le riunioni e il processo decisionale.

In una giornata media di lavoro, se sono in ufficio, io personalmente faccio almeno un paio di riunioni; quello che è interessante è che spesso non riflettiamo sul fatto che una riunione ha, o dovrebbe avere, uno scopo preciso, scopo in base al quale la riunione stessa andrebbe condotta in un modo piuttosto che un altro.

Esistono in effetti almeno sette diversi tipi di riunione:

1. riunioni per informare,
2. riunioni per raccogliere informazioni,
3. riunioni per scambiare punti di vista,
4. riunioni per trovare accordi,
5. riunioni evento
6. riunioni formative
7. riunioni per prendere decisioni

Se non abbiamo un facilitatore esterno e siamo noi ad organizzare la riunione diventa importante condurla nel modo giusto e diventare quindi noi stessi facilitatori, cosa più complicata perché ragionevolmente siamo coinvolti in prima persona e faremo più fatica a restare “sopra le parti”.

Naturalmente una stessa riunione può ricadere in più di una delle categorie elencate e il fatto stesso di avere queste categorie chiare in mente ci mette già in una condizione di vantaggio rispetto al tipico approccio “ho una riunione” che si porta spesso dietro almeno uno di questi tre concetti non detti:

1. vado a perdere tempo,
2. non ho idea di quale sia il motivo dell’incontro,
3. non saprei con certezza perché hanno coinvolto anche me.

Non avete mai pensato a nessuna delle tre cose? Potreste essere alieni o replicanti a vostra insaputa. Scherzi a parte.

Una cosa è certa, esiste anche la possibilità di organizzare riunioni un po’ diverse dal solito, usando ad esempio la metodologia LEGO SERIOUS PLAY (LSP per gli amici). In questo caso l’esperienza dei partecipanti è molto diversa e i risultati spesso inaspettati ed in meglio. Serve solo essere un po’ coraggiosi a lanciarsi verso un processo di innovazione che una volta tanto non parte dalla tecnologia ma da un approccio differente nei confronti delle persone. Provare per credere.

La prossima volta vedremo quali sono i metodi che meglio indirizzano il processo decisionale e conducono quindi alla decisione. Anche qui LSP può dare risultati sorprendenti ma non voglio anticiparvi nulla.