Recentemente leggevo un articolo in cui si diceva che una squadra di calcio si può ritenere tale se le persone, i giocatori che ne fanno parte, praticano ogni giorno il gioco del calcio per diverse ore al giorno. Allo stesso modo e per analogia si diceva che un’azienda si può ritenere tale se le persone che ne fanno parte si ritrovano frequentemente a prendere decisioni che la riguardano. Leggendo l’articolo mi sono allora chiesto “ma come fanno le persone di un’azienda a prendere le decisioni?” e la risposta ovvia è stata “facendo le riunioni”.

Come ho già avuto modo di scrivere in altri articoli, tipicamente la riunione viene vissuta come un problema, una perdita di tempo e un inutile incontro di persone che spesso non comprendono il perché si trovino tutte intorno allo stesso tavolo. Ovviamente non è sempre così ma alzi la mano chi non ha pensato almeno una volta una cosa del genere.

La riunione, se fatta bene, diventa una riunione efficace e una riunione efficace, se fatta periodicamente cambia il nostro approccio mentale al lavoro stesso. La riunione efficace riguarda il prima, il durante e il dopo e già questo non è un fatto scontato.

Cosa fare prima di una riunione

Prima di una riunione è opportuno mandare alle persone interessate un invito che contenga l’agenda dell’incontro e l’eventuale materiale che utilizzeremo a supporto. Meglio se l’agenda riguarda gli obiettivi e non gli argomenti come ho avuto modo di scrivere in questo precedente articolo: agenda dell’incontro vs. obiettivi dell’incontro.

L’agenda dell’incontro permette ai partecipanti di prepararsi in anticipo sulle diverse tematiche riducendo così il tempo complessivo dell’incontro stesso. Quante volte vi siete trovati a dover riprendere dall’inizio perché si intuiva che alcuni partecipanti non erano per così dire “sul pezzo”?

Cosa fare durante una riunione

Durante una riunione è opportuno che chi la convoca svolga il ruolo di facilitatore, ruolo che dovrebbe implicare a mio avviso almeno questi punti essenziali:

• Verificare l’esecuzione e l’effetto delle decisioni prese durante il precedente incontro. Eh già, se non è una prima riunione su un tema completamente nuovo, sicuramente ci sarà stata una riunione precedente ed è quindi opportuno ripartire proprio da quella.
• Raccogliere il punto di vista di tutti. I partecipanti all’incontro devono essere utili allo stesso e se sono utili non possiamo permetterci di non avere la loro versione dei fatti.
• Tenere sotto controllo il tempo per evitare di andare lunghi e dover poi chiudere in fretta non dedicando la dovuta attenzione alla fase di riepilogo finale delle decisioni prese e delle conseguenti azioni collegate.
• Assicurarsi che tutti gli obiettivi dell’agenda vengano trattati rimandando eventuali approfondimenti ad ulteriori incontri senza intaccare la struttura della riunione corrente.
• Scrivere il verbale dell’incontro evidenziando i principali temi trattati ma sopratutto le decisioni prese a riguardo. Non parliamo di redigere un lungo verbale da assemblea di condominio ma di sintetizzare per punti i temi principali e associare a ciascuno di essi una semplice riga che rispetti la formula “chi fa cosa entro quando”. Personalmente uso “@luca scrivere il prossimo articolo entro il 30/06/19”.
• Convocare l’incontro successivo.

Cosa fare dopo una riunione

Dopo una riunione è importante che tutti, ciascuno per la propria parte, si attivino per mettere in atto le decisioni prese e svolgere quindi le azioni correlate. Come abbiamo già visto questo sarà il primo punto che affronteremo all’inizio della riunione successiva.

In chiusura

Ed ecco quindi il mindset, il cambio di mentalità: la riunione non va vista come un evento sporadico per discutere il problema dell’ultim’ora o il tema del momento ma è piuttosto lo strumento che abbiamo a disposizione per indirizzare i temi importanti per l’azienda e guidarli lungo un percorso che ci porterà via via a prendere le decisioni del caso. La riunione, se fatta bene, diventa una riunione efficace e una riunione efficace, se fatta periodicamente, diventa l’elemento qualitativo che permette di misurare le decisioni e valutare il percorso fatto per arrivare a prenderle. Questo approccio si riallaccia al tema della misurazione dei risultati per il quale ti rimando all’articolo: se non puoi misurarlo, allora non esiste.

Oggi le aziende vanno guidate nel difficile percorso del miglioramento continuo, percorso al quale nessuno può ormai dire di non essere interessato e personalmente ritengo che la riunione efficace sia un tema spesso inflazionato, poco utilizzato ma tanto utile alla causa.

Qual è la tua esperienza a riguardo? Aggiungeresti qualcosa alle attività che abbiamo valutato in questo articolo?