Uno strumento giornaliero pensato per aiutare te e il tuo team a restare concentrati sul lavoro da fare e fermarsi periodicamente a riflettere per migliorare.

Questo quaderno è pensato per essere utilizzato ogni giorno. Al suo interno trovi tante pagine strutturate che ti aiutano a restare focalizzato su ciò che è importante: pagine settimanali, retrospettive mensili, Obiettivi trimestrali. Sta a te scegliere di utilizzarlo per portare il tuo lavoro ad un livello successivo.

Si chiama quaderno operativo perché è la naturale estensione del libro Team Che Funzionano Davvero, i 6 pilastri per l’efficacia, l’autonomia e la crescita sostenibile di persone e aziende.

Struttura del quaderno

Il Quaderno Operativo comprende quattro tipologie di pagine:

• Pagine Obiettivo (trimestrali), che ti aiutano a fissare degli obiettivi e a lavorare per raggiungerli.
• Pagine di Lavoro (settimanali), che ti guidano all’interno della settimana ponendo l’attenzione su ciò che è più importante.
• Pagine di Retrospettiva (mensili), che ti offrono un momento di riflessione e di analisi delle fasi di lavoro appena terminate;
• Pagine Informative, utili per mettere l’accento su un particolare tema che può essere di interesse.

Le pagine degli obiettivi trimestrali

Prima di partire con le attività specifiche che ti terranno impegnato settimana dopo settimana, è importante fermarsi un attimo e pensare a cosa il team vuole provare ad ottenere in un tempo ragionevole che imposteremo sui tre mesi. Le pagine obiettivo sono identificate da un bordo pagina blu, in questo modo potrai trovarle più facilmente sfogliando il quaderno. Lo scopo della pagina obiettivo è quello di aiutare il team a focalizzarsi su alcuni elementi importanti e, grazie all’analisi di questi, identificare cosa vuole raggiungere e con quali passi concreti.

Il canvas è composto dai seguenti elementi chiave che dovrai valorizzare insieme al tuo team per ottenere il massimo da questo strumento:

• Situazione attuale. È il punto di partenza e descrive la situazione attuale del team, offrendo una panoramica che consente di comprendere a cosa aspirare nel prossimo trimestre.
• Impedimenti. Sono i potenziali problemi da affrontare e che immagini di poter incontrare sul tuo cammino.
• Vantaggi. Rappresenta gli elementi che possono esserti di aiuto e supporto. I punti di forza del team, gli alleati e altri aspetti di questo tipo.
• Obiettivo. Rappresenta l’obiettivo che il team decide di voler raggiungere nel trimestre. Deve essere concreto, attuabile e utile nell’immediato per migliorare in qualcosa.
• I passi concreti da realizzare. Rappresentano il percorso da compiere per spostare il team dalla bandierina al sole. Devono essere quattro passi concreti, specifici e realizzabili già da domani.

Un esempio per gli obiettivi trimestrali

Le pagine settimanali

La parte più importante del Quaderno è rappresentata dalle pagine di lavoro. Hanno lo scopo di mantenere la rotta e guidarti verso gli obiettivi prefissati. Ti servono per monitorare il lavoro svolto all’interno della settimana. In tal senso, volendo restare il più generici possibili, trovi per ciascun mese, cinque pagine settimanali. Di volta in volta sta a te decidere se serve usare la quinta settimana o se invece il mese è concluso ed è tempo di retrospettiva. Per aiutarti in questo compito troverai in alto nella pagina un utile indicatore per tracciare il mese e la settimana di lavoro. In particolare sulla pagina della quinta settimana, un testo guida ti ricorderà di prestare attenzione alla data in cui ti trovi. Vedrai che con un pò di pratica tutto arriverà automaticamente e con poco sforzo.

Le pagine di lavoro contengono delle aree con scopi ben precisi:

• Le pacche sulle spalle. Un’area di positività dedicata a quanto di buono accade o viene fatto. In un mondo dove la parola “problema” è spesso abusata, noi ci concentriamo su ciò che c’è di buono. Potrebbe essere un comportamento compiuto da un collega, una mail ben scritta al momento giusto o un’intuizione particolare. Ciò che conta è darsi una pacca sulle spalle o darla al collega per lavorare su motivazione e autostima.
• Il cammino da continuare. In quest’area poniamo l’attenzione su ciò che serve fare per raggiungere la meta e di volta in volta valutiamo priorità e attività in modo da chiarire e scegliere su cosa andare a lavorare. Non sempre si può fare tutto in contemporanea e il multitasking è una mera illusione. Quest’area ti aiuta a restare con i piedi per terra.
• Le criticità da gestire. Quest’area aiuta a focalizzarsi sulle reali criticità che di volta in volta si potranno presentare. Nel corso del tempo può essere utile scorrere all’indietro le pagine per evitare che la stessa criticità possa diventare cronica e ricorrente. In quel caso non parlerei di criticità, ma di elemento disfunzionale al benessere del team.
• I tuoi pensieri. In questa sezione hai a disposizione un’area libera per annotare tutto quello che può essere utile tracciare e ricordare. Fanne buon uso.
• Mood. Nell’angolo in alto a destra delle pagine di destra trovi un cerchietto utile per tracciare il mood della settimana. Ti consiglio di utilizzarlo a fine settimana quando avrai un’idea più precisa di cosa è successo. Usa il cerchietto per completare la faccina con un semplice emoticon (faccia sorridente, faccia perplessa, faccia triste, decidi tu…). Se scorrerai velocemente le pagine del quaderno potrai vedere via via l’animazione del tuo mood prendere vita e questo ti aiuterà a comprendere il tuo stato d’animo generale nel corso dei diversi mesi.
• Entropia. Nella parte in alto a sinistra trovi tre icone che rappresentano degli stati meteo. Le utilizzeremo per tracciare il livello di entropia del sistema nel corso della settimana. In fisica l’entropia indica la misura del caos presente all’interno di un sistema. Tanto maggiore è l’entropia tanto minore sarò l’ordine all’interno del sistema. Valuta di volta in volta se il sistema in cui vivi è soleggiato, nuvoloso o temporalesco.

Le pagine di retrospettiva

Con questo Quaderno vorrei condividere con te e il tuo team un approccio lavorativo che includa la pratica di fermarsi consapevolmente per riflettere sulle dinamiche in corso. Accettare di essere sempre di corsa non aiuta a capire cosa sta succedendo e spesso ci porta a lavorare male, semplicemente perché non ci accorgiamo di alcuni comportamenti disfunzionali per noi o per i membri del team, con i quali dovremmo collaborare al meglio. Puoi scegliere di attivarla tutte le volte che vuoi, senza esagerare e a patto di assicurarti che non si trasformi semplicemente in una riunione con tante chiacchiere e poca sostanza.

Per aiutarti in questo compito, alla fine di ogni mese troverai la Pagina di Retrospettiva. L’ho pensata come pagina mensile immaginando il percorso trimestrale che ti porterà a raggiungere l’obiettivo che il team si è dato (ricordi il sole?). La retrospettiva è spesso associata alle pratiche di lavoro agile, ma andrei oltre questo mito: la retrospettiva aiuta il team a fermarsi e a riflettere.

Ti propongo un canvas di retrospettiva originale che riprende il formato più semplice e noto al quale ho aggiunto alcuni elementi più puntuali utili per celebrare e riflettere su quanto stai facendo. Le pagine di retrospettiva sono identificate da un bordo pagina grigio, in questo modo potrai trovarle più facilmente.

Ecco le aree che troverai in questa pagina:

• Continuare. Scrivi qui le esperienze positive che il team sta vivendo e che meritano di essere perpetuate, poiché contribuiscono a generare valore e benefici. Scrivere “Continuare ad essere sempre puntuali agli incontri” va bene, così come anche “Continuare a coinvolgere immediatamente gli stakeholder esterni quando risulta necessario”.
• Iniziare. Scrivi qui le nuove abitudini o iniziative che il team desidera intraprendere per tentare di apportare dei miglioramenti o che sembrano necessarie per progredire. Scrivere, ad esempio, “Chiedere aiuto a qualcuno se dopo tre ore non si viene a capo di un problema” potrebbe essere un buon proposito.
• Interrompere. Scrivi qui le attività che il team dovrebbe smettere di fare perché non aiutano in termini di efficacia, collaborazione, risultati o qualsiasi altro aspetto che il team ritenga utile. Scrivere “Smettere di saltare da un’attività all’altra nella stessa giornata” potrebbe essere un buon punto di inizio.
• Agire. Segna qui le azioni concrete che il team può provare a mettere in atto per lavorare ad almeno uno degli elementi identificati in Continuare, Iniziare o Interrompere. Una buona azione potrebbe essere “Limitare a 3 il numero massimo di attività alle quali lavorare nella stessa giornata”.
• Zona di Comfort. Quest’area ti aiuterà a comprendere se e quanto ti sei messo alla prova nel corso del mese precedente. Traccia una X sull’area che ritieni più adatta rispetto a quanto ti sei allontanato dalla tua zona di comfort.
• Parole chiave. Utilizza i cinque spazi a disposizione per identificare alcune parole chiave che possano descrivere sinteticamente il mese appena trascorso. Le raccoglierai a fine anno per dividerle tra parole positive e negative e questo ti permetterà di avere un altro spunto per riflettere.
• Batti cinque. Scrivi all’interno della mano il nome di un collega o un’azione intrapresa o qualunque altra cosa si meriti un bel GIMME FIVE: è tempo di celebrare!

Ti suggerisco di non puntare ad una lunga lista di azioni, ma di limitarti ad un massimo di tre, a patto che siano concrete, attuabili già da domani e che il team provi realmente a metterle in pratica. Una buona prassi è quella di rivedere rapidamente la retrospettiva precedente prima di iniziarne una nuova. Così il team potrà valutare se le azioni sono state messe in pratica e, soprattutto, se stanno funzionando.

Un esempio per la retrospettiva