Questo è il quarto e ultimo articolo di una serie molto concreta con dei casi d’uso sull’uso e l’applicazione di JIRA in contesti non necessariamente legati al mondo IT. Se ti sei perso gli episodi precedenti fai sempre in tempo a recuperarli:

• Case study #1: Guidare la rete commerciale verso progetti evoluti
• Case study #2: Il processo di recruiting HR
• Case study #3: Il processo di demand dei progetti

Uno dei temi ricorrenti in azienda e che determina mal di pancia e fraintendimenti è l’apparente mancanza di informazioni che porta a dover inseguire quell’unico collega che ha la risposta giusta ad una certa domanda. Questo tema rientra sotto il cappello più generale del knowledge management, disciplina che presuppone di organizzare le informazioni in modo che queste siano fruibili e accessibili da chiunque in maniera semplice ed efficace. In tal senso ci sono due presupposti dai quali partire e che a mio modo di vedere determinano il successo o meno di un’iniziativa legata all’adozione di uno strumento come JIRA in ambienti esterni al reparto IT:

• la prima, se tutti guardiamo le stesse informazioni allora possiamo argomentare meglio e disturbare meno i colleghi che lavorano;
• la seconda, se non è tracciato sul sistema allora non esiste.

Questi presupposti così enunciati determinano una semplice regola che prevede di inserire i dati sul sistema e ovviamente di imparare a leggerli ed utilizzarli.

Obiettivo da raggiungere

Questa case history aveva come obiettivo l’avvicinamento di un team di persone all’uso di JIRA e per farlo siamo partiti da un elemento a loro tanto caro: la necessità di avere sotto mano tutte le scadenze del team senza la necessità di creare pianificazioni e grafici di gantt poco utili e funzionali per la natura stessa del team che era di tipo amministrativo.

Temi affrontati e gestiti

• Necessità di visualizzare in maniera semplice tutte le attività in corso, per farlo abbiamo realizzato un semplice pagina su Confluence collegata alla board di progetto JIRA all’interno della quale il team inseriva le attività e le relative scadenze; Il vantaggio in questo caso è che usi Jira per inserire le tue attività quando hai tempo e voglia e poi automaticamente Confluence genera la tua vista di sintesi sempre aggiornata e a disposizione di tutti.
• Necessità di inviare un promemoria in prossimità della scadenza, requisito ottenuto con una semplice regola di automazione tra quelle già disponibili all’interno del sistema. Qualche giorno prima della scadenza impostata, arriva in posta una bella mail con il testo desiderato e che ricorda la scadenza imminente; il link diretto all’attività direttamente dalla mail permette rapidamente di lavorare al task per completarlo e chiuderlo;
• Necessità di organizzare la vista di lavoro in maniera facile e veloce, in questo caso abbiamo sfruttato semplicemente la vista filtro offerta da Confluence che permette già di ordinare la tabella in funzione delle diverse colonne, in questo modo posso ordinare per data di scadenza, tipo attività, persona che ha in carico l’attività o qualunque altra cosa possa essere di nostro interesse.
• Necessità di organizzare le attività in classi e sotto-classi, per fare questo abbiamo sfruttato la logica gerarchica di JIRA tra Epiche e Storie in modo poi da visualizzare i diversi elementi seguendo un approccio padre-figlio. Abbiamo lavorato per un paio di mattine alla possibile classificazione e organizzazione delle varie attività e una volta definita questa è stata implementata all’interno del sistema.

Cosa aspettarsi

In questo caso stavo lavorando con un team al quale dovevo trasferire la fiducia sull’utilizzo dello strumento e dovevo dare evidenza del fatto che lo strumento non era per loro un collo di bottiglia o un ulteriore impedimento, cosa che inizialmente mi veniva sempre sollevata come problema insormontabile. Per questo motivo ho scelto di proporre come vista principale la pagina Confluence che per i non addetti ai lavori è sicuramente più semplice e immediata rispetto all’uso giornaliero di una board di progetto.

E quindi adesso che vuoi fare?

Spero che questo esempio sia stato utile per farti comprendere come sia possibile utilizzare JIRA o un altro strumento simile in contesti completamente esterni dal mondo della divisione IT e dei più comuni framework di riferimento (es. Scrum). Stiamo solo usando uno strumento molto versatile per adattarlo alle nostre esigenze e renderlo l’unica fonte di informazioni disponibile online per l’intera azienda favorendo così lo scambio e la condivisione delle stesse e aiutando i diretti interessati a semplificare il loro modo di lavorare. Vogliamo mettere questa cosa sotto il cappello dell’agilità? Possiamo farlo ma non è questo il punto, per come la vedo i fatti contano più delle etichette.

E tu, come hai personalizzato JIRA per semplificare il lavoro dei tuoi colleghi?