Tra i miei libri preferiti c’è sicuramente “Detto fatto” di David Allen all’interno del quale viene presentato il suo metodo Getting Things Done (GTD). Periodicamente mi trovo a sfogliarlo e ritrovare tante piccole perle: alcune ad esempio le ho inserite all’interno del quaderno per i Team Che Funzionano Davvero, altre le sto utilizzando per arricchire il mio corso sul time management al quale sto lavorando in questo periodo.

Il tempo e le decisioni

Il tema della gestione del tempo rimane strettamente collegato a ciò che scegliamo di fare in un determinato istante e in tal senso è fondamentale comprendere in che modo scegliamo di attribuire delle priorità alle diverse attività e in che modo poi arriviamo a sceglierne alcune rispetto ad altre.

Una volta fatta la scelta occorre vivere serenamente ciò che accadrà dopo ovvero alcune attività, quelle scelte, andranno avanti, mentre altre rimarranno ferme. La bravura sta tutta nel non farsi prendere dal panico e vivere con equilibrio questa situazione che sarà sempre presente, sia a lavoro che nella vita privata. Facile a dirsi (e scriversi) ma più difficile da mettere in pratica.

Personalmente riesco più facilmente a prendere decisioni per allocare il mio tempo quando queste sono maggiormente in linea con i principi ed i valori in cui credo. Se devo scegliere tra seguire i miei figli in qualcosa o seguire un evento di lavoro tipicamente sceglierò i miei figli. Se non posso mancare a quell’impegno di lavoro, mi preoccupo comunque che qualcuno possa seguire i miei figli se quell’evento per loro è importante. Nel libro “Le 7 regole per aver successo”, Covey parla dell’importanza di un personal mission statement ovvero un testo vivo che puoi e devi modificare nel corso del tempo per capire con te stesso cose ti spinge dall’interno a fare quello che fai. Insomma, se hai ben chiari in mente i tuoi punti di riferimento allora decidere sarà più semplice.

Se non sei tu a decidere, altri lo faranno per te

La gestione del tempo, del tuo tempo, è un tema che riguarda te ma solo se decidi seriamente di occupartene, diversamente troverai sempre un manager zelante che avrà tempo e voglia di calarti dall’altro compiti e istruzioni.

Indubbiamente ci saranno situazioni in cui altri decideranno per te e tu potrai soltanto accettare passivamente la richiesta, tuttavia ci sono molti altri casi in cui potresti intervenire e magari non lo fai. In certi casi dipende da un atteggiamento troppo passivo nei confronti della situazione, in altri è una mancanza di voglia o energia. Il risultato è comunque lo stesso: rinuncerai al tuo libero arbitrio per accettare una decisione presa da qualcun altro.

Il modello a 6 livelli

Il modello a 6 livelli permette di effettuare una revisione periodica del nostro lavoro quindi a differenza dei precedenti modelli non riguarda esclusivamente il lavoro quotidiano, come nel modello tripartito, e va ben oltre le azioni migliori da fare in un dato momento come nel modello a quattro criteri.

Si tratta di mettere la testa su ciò che facciamo e perché lo facciamo, con un buon orizzonte temporale che ci permette di valutare lo scopo delle nostre azioni nel medio/lungo termine.

Vediamo in dettaglio i 6 livelli:

• Le azioni in corso. Rappresentano la nostra TO-DO list quotidiana, ciò che sappiamo di dover fare per portare avanti le attività di cui ci stiamo occupando in un determinato periodo. Qui dentro troviamo tutto quello che serve per portare avanti i progetti, coltivare al meglio i clienti e lavorare sulle relazioni sia lavorative che nella sfera personale. Insomma tutto quello che riteniamo utile per portare avanti le attività che ci riguardano tenendo conto dei tanti ruoli e cappelli che indossiamo ogni giorno.
• I progetti in corso. Sono dei contenitori che ci aiutano a raggruppare e classificare al meglio le attività. Di fatto sono i progetti che generano le attività da inserire nella TO-DO list al punto precedente. Ancora una volta, dobbiamo pensare alla parola progetto in senso più ampio: qui dentro possiamo trovare, oltre a tutti i normali progetti lavorativi, anche metter su famiglia, imparare a suonare uno strumento musicale e altre cose del genere.
• Interessi e Responsabilità. Questo livello ci aiuta a mantenere la direzione rispetto ai precedenti due già visti. Ci aiuta a rispondere a due domande fondamentali che riguardano i nostri differenti ruoli: quali sono gli interessi che voglio portare avanti? quali sono le responsabilità legate al mio ruolo? Teniamo conto che ciascuno di noi ha sempre vari ruoli da tenere a mente anche se spesso non ci pensiamo, oltre ai ruoli lavorativi che vengono più facilmente in mente teniamo conto del fatto che siamo padri, fratelli, figli, amici e così via. Lo scopo di questo modello è quello di provare a tenere tutto insieme.
• Gli obiettivi, da valutare in un intervallo a 1-2 anni da oggi. Cosa mi aspetto di fare? A cosa sto lavorando e perché? Dove mi porteranno queste azioni? Sono tutte domande utili per iniziare a comprendere che siamo, o dovremmo essere, all’interno di un percorso di crescita e quando questo non accade significa che ci stiamo semplicemente trascinando tra una giornata e l’altra.
• La visione a 3-5 anni da oggi permette di abbracciare il disegno più grande ed ecco perché è importante tenere conto dei vari ruoli che scegliamo di ricoprire. In tal senso la visione va oltre gli obiettivi di breve termine e ci permette di pensare più in grande, lavorando su diversi aspetti che ci muovono da dentro: vorresti essere un buon padre/madre? Vorresti fare carriera in azienda? Ti piacerebbe girare il mondo? Sono tutte domande opportune che ti aiutano a raccordare la visione con gli obiettivi e poi a ritroso fino a giustificare la tua TO-DO list giornaliera.
• Le Finalità e i Principi. Questo sesto livello rappresenta il completamento del percorso di valutazione rispetto a ciò che facciamo e naturalmente risponde alla domanda Perché? La risposta è qualcosa che ha grande senso dentro ciascuno di noi e non può essere suggerito da altri.

In chiusura

Con questo articolo termina il tris dedicato alle tecniche proposte da David Allen, qui gli altri 2 modelli: modello tripartito e modello a quattro criteri.

Il modello di oggi è l’unico che va ben oltre il lavoro in senso stretto e ci aiuta a capire meglio chi siamo ma soprattutto chi vogliamo essere e diventare. Parlo spesso con delle persone che restano bloccate sul singolo incarico o posto di lavoro, troppo impegnate a pensare ai problemi piuttosto che valutare le opportunità e troppo legate al concetto del “mi pagano lo stipendio a fine mese” peccato poi che siano loro ad iniziare la conversazione lamentandosi di ciò che fanno e non avendo la forza di fare altre scelte per esplorare nuove direzioni. Comprendo che tutto ciò non è facile e trovo infatti che il modello a 6 livelli possa essere di aiuto in queste e altre situazioni per iniziare a mettere la testa su ciò che realmente ci piace e interessa e uscire dal tunnel del criceto che corre sulla ruota.