Stamattina nel mio giardino condominiale abbiamo avuto la consueta visita del soffiatore di foglie. L’omino addetto alla pulizia del giardino che oltre a tagliare piante e prato, si occupa naturalmente di soffiare le foglie per dare quell’inutile e innaturale senso di ordine e pulizia a qualcosa che per natura, e di natura parliamo, non può essere ordinato e pulito, almeno non come pretenderebbero molte persone.

In generale, questo tipo di situazione, descrive bene il limite che spesso abbiamo in molte aziende e, probabilmente più in generale, come società moderna.

Il soffiatore fa quello che gli dicono di fare

Il problema non è del giardiniere. Lui viene pagato per tenere in ordine il giardino. Ha degli strumenti a disposizione e, se i suoi clienti lo richiedono, può anche soffiare le foglie da una parte all’altra. Se vuoi approfondire la guerra culturale che c’è in corso su questo argomento, ti lascio un link al Post. Ma sai bene che non siamo qui per parlare del soffiatore.

Il problema è quando ci ostiniamo a voler ottenere un certo tipo di risultato senza preoccuparci del contesto a contorno. Siamo in un giardino condominiale, non passerà nessun camion con spazzole a raccogliere le foglie, soffiarle dal vialetto all’albero o dall’albero e un altro punto del prato, risolverà solo temporaneamente l’esigenza del cliente che è “tenere in ordine il giardino“.

Il problema è quando scegliamo di usare uno strumento specifico convincendoci che sia la soluzione ai nostri problemi e ostinandoci ad utilizzarlo anche quando l’evidenza dei fatti non gioca a nostro favore. Mentre il giardiniere soffia le foglie, il vento le riporta un po’ dove capita; nel frattempo c’è un forte inquinamento acustico, stiamo terrorizzando gli animali nei dintorni e possibilmente stiamo disturbando gli insetti presenti nel terreno. Mentre scrivo penso all’uso insensato e smodato dell’IA che si vede ormai un po’ dappertutto e mi chiedo se e quanto non siamo nello stesso scenario del soffiatore (non ho la risposta e magari ci scriverò un prossimo articolo). Ma torniamo a noi.

Quante persone ci sono nella tua azienda che fanno solo ciò che gli chiedi di fare?

La fabbrica degli output

Troppo spesso in azienda chiediamo di fare delle cose solo perché qualcuno le ha chieste. Può trattarsi di un manager, dell’amministratore delegato, del cliente o di quello stakeholder che avevamo ignorato fino ad ora. Ci sono casi in cui le persone provano a negoziare la richiesta e altri nei quali puoi vedere il senso di rassegnazione negli occhi del collaboratore. La richiesta viene aggiunta alla lista delle cose da fare ed entra nel flusso di lavoro urgente e importante per chi lo ha chiesto.

Probabilmente anche il mio giardiniere è consapevole dell’inutilità di quella parte di lavoro che sta svolgendo ma viene pagato per farlo e immagino non si sognerebbe di star lì a discutere sull’utilità reale di quella attività.

Tu dirai, esatto, anche il collaboratore viene pagato, quindi perché non dovrebbe inserire l’attività nella to-do list per poi farla e basta?

Se ci aspettiamo che i collaboratori siano sempre e solo dei meri esecutori di task, non dobbiamo stupirci se poi le persone non si affezionano all’azienda, non vivono con sentimento i problemi in corso e alla prima occasione cercano rapidamente di prendere il largo.

Io la chiamo la fabbrica degli output, l’insieme di richieste e attività che mettiamo sotto il cappello del progetto ma che, a ben guardare, andrebbero spesso negoziate per evitare di spostare costantemente il focus di chi lavora da ciò che serve davvero a ciò che serve solo per far contento qualcuno.

Sono consapevole che qualcuno adesso storcerà il naso dicendo che in molti casi ciò che serve davvero comprende anche ciò che va fatto per accontentare qualcuno e posso anche essere d’accordo. Il problema nasce quando la maggior parte delle attività servono per accontentare qualcuno e non per avanzare realmente rispetto al piano di progetto.

La fabbrica dell’output porta a galla il problema del “fare le cose” rispetto al “fare le cose che servono” e permette di chiarire facilmente la differenza tra generare un output qualsiasi e generare qualcosa che abbia realmente valore per i nostri interlocutori (chiunque essi siano).

Se vuoi approfondire il tema dei requisiti ti rimando all’articolo “Parliamo di requisiti: comprendere ciò che conta davvero per il tuo cliente“.

Il Team che non funziona

Se mi segui da un po’, avrai visto che tipicamente scrivo la parola Team con la “T” maiuscola. Questo perché mi piace pensare che i Team Che Funzionano Davvero abbiano la consapevolezza di essere un gruppo di persone che segue principi e linee guida ben precise.

Tutte le volta che il tuo team segue alla lettera le richieste e si limita a lavorare per la fabbrica dell’output, allora è semplicemente un team. Magari porterai lo stesso a casa il progetto e magari penserai che il team sia già efficace tuttavia stai perdendo molto del potenziale che le persone hanno da offrire, e questo perché non stai costruendo Team Che Funzionano Davvero.

Il tuo prossimo mattoncino

Prova a partire da alcune semplici linee guida di buon senso, quelli che chiamo i working agreements impliciti del Team:

1. Lavora con le persone che hai, non con quelle che vorresti –> Valorizzare chi c’è già
2. Le competenze si possono sempre acquisire e migliorare –> Allenarsi ad imparare
3. Il senso di urgenza lasciamolo a chi è poco organizzato –> Concentrarsi sull’importante
4. Ogni persona è un mondo a sé fatto di bisogni e desideri –> Conoscersi oltre il compito
5. Le abitudini non nascono dall’oggi al domani –> Agire a piccoli passi
6. L’errore è l’elemento essenziale per l’apprendimento –> Sbagliare per apprendere

Perché questi 6 working agreements possono aiutarti a smontare la fabbrica dell’output? Perché lasciano spazio al potenziale di ciascuna persona, offrono una spazio di miglioramento e generano fiducia crescente nel Team.

Non voglio dirti che sia facile lavorare per andare nella direzione di questi working agreements ma sono certo che è una strada che porterà a un beneficio per te, il tuo Team e la tua azienda. Puoi scegliere di percorrerla o di restare dove sei. Puoi percorrerla da solo o con il mio supporto. La scelta come sempre è tua. Come sempre per le cose che contano, bisogna scegliere di agire.