“…in qualche modo ci sentiamo più a nostro agio con una presentazione Power Point o un foglio Excel che definisce una progressione lineare dell’iniziativa con tappe prestabilite e la previsione dei risultati in ogni fase, anche quando le previsioni si basano su contesti che hanno un’alta probabilità di cambiare… si tratta di false certezze e comportano semplicemente più lavoro per spiegare il motivo per cui ci si è allontanati dalle previsioni man mano che il progetto procede” [Agile Transformation di Neil Perkin]

Rileggendo questo paragrafo mi sono tornate in mente le tante volte in cui in passato da Project Manager ho dovuto modificare un grafico di Gantt per poi tornare dal cliente e giustificare lo slittamento: una volta, due volte, tre volte. In certi casi la colpa è del cliente, in altri dipende dalla tua azienda, altre volte non c’è nemmeno un colpevole diretto ma non è questo il punto.

Il progetto come viaggio insieme al cliente

Serve cambiare la narrazione, il racconto che si fa del progetto da realizzare insieme. Va pensato e presentato come un viaggio in cui nessuna delle due parti dovrebbe temere l’altra, entrambe lavorano per portare a casa il miglior risultato possibile in base al contesto e al livello di incognite e variabilità che sappiamo per esperienza sicuramente arriveranno. Ci si accorda sul risultato di massima e strada facendo si aggiusta il tiro in base a quello che nel frattempo succederà: fornitori in ritardo, specifiche non chiare, manager che non rispondono, rilasci blindati e pianificati trimestralmente, mancanza di competenza su alcune parti del dominio, revisione dei requisiti e altro ancora.

Il racconto ha a che fare con la comprensione di ciò che ha valore per il cliente e su ciò che insieme possiamo fare per traguardare al meglio quel risultato. Non deve essere una lista di pazzi desideri da soddisfare a tutti i costi ma un insieme di funzionalità e richieste che risolvono effettivamente dei bisogni e offrono quindi valore agli utenti finali utilizzatori del servizio/prodotto.

Pianificare ma fino ad un certo punto

Recentemente ho scoperto la legge di Hofstadter di cui non avevo mai sentito parlare fino ad ora: “Qualsiasi attività che hai in mente di fare richiederà più tempo di quello che hai pianificato (anche se terrai conto della legge di Hofstadter nella tua pianificazione).”

Questo significa che non esistono progetti “copia/incolla”, che difficilmente “il progetto è semplice e banale”. Il framework Cynefin ci ricorda che il quadrante della complessità è quello delle soluzioni emergenti e nella maggior parte dei casi i progetti ai quali lavoriamo si ritrovano sempre all’interno di questo quadrante. Difficilmente li troviamo nel quadrante “semplice” o in quello “complicato” per il semplice fatto che i progetti riguardano l’interazione tra persone, la ricerca e la necessità di coprire dei bisogni e delle esigenze e tutto questo difficilmente si sposa con l’approccio “cotto e mangiato”.

Spesso ci raccontiamo l’alibi che “i nostri clienti non accettano l’agile e pretendono una pianificazione” solo per continuare a sbagliare nel solito modo e poterci lamentare al solito modo e non fare nessun passo avanti in tal senso. Serve cambiare la narrazione.

Il cliente non deve accettare agile come atto di fede, non si deve convincere perché “si fida di noi”, lui per primo è già passato attraverso centinaia di altri progetti fallimentari che hanno come presupposto il controllo e la pianificazione in un contesto complesso ed estremamente variabile. Da questo punto di vista parlargli dei benefici tangibili che un approccio agile con iterazioni e incrementi può portare è sicuramente un buon punto di partenza.

In chiusura

Il futuro è spesso determinato dalle azioni che scegliamo di fare nel presente. Spesso queste azioni non hanno nemmeno un impatto immediato e diretto ma strada facendo ci troveremo a scontrarci con le conseguenze di ciò che abbiamo scelto di fare. I saggi di una volta dicevano che “tutti i nodi vengono al pettine” ed è proprio questo il punto: continuare a lavorare nel solito modo continuerà a produrre sempre gli stessi nodi che poi troveremo strada facendo e dovremo provare a sciogliere inventando soluzioni, lavorando in emergenza e chiedendo alle persone i soliti sforzi per portare a casa l’ennesima vittoria di Pirro. Siamo proprio sicuri che questo sia l’approccio che vogliamo continuare a seguire?

E tu? Come fai a creare valore per il tuo cliente lavorando in maniera sana ed ecologica?