Può una canzone aiutarti a capire come poter gestire in modo efficace il tempo all’interno di una riunione?

Può una canzone diventare il miglior esempio di come andrebbe fatto un Daily Scrum?

La mia risposta in questo articolo.

Qualche giorno fa stavo riascoltando la colonna sonora del film Blues Brothers ed ero lì come al solito a muovermi e seguire il ritmo perché con questa colonna sonora non puoi fare diversamente. Giunti verso la fine ecco che arriva “Sweet Home Chicago”, (ascoltala direttamente da YouTube) e mentre la ascoltavo mi venivano in mente i tanti daily scrum fatti in questi anni e le solite dinamiche che si creano durante questo incontro.

Riunioni inefficaci e incontri programmati

Per i non addetti ai lavori il daily scrum è quell’incontro fisso e giornaliero della durata di “soli” 15 minuti all’interno del quale il team di sviluppo si allinea sul lavoro in corso e su qualsiasi altra questione utile a traguardare lo sprint e il relativo sprint goal. E’ un incontro fondamentale perché aiuta il team a restare focalizzato introducendo struttura e ritmo.

A mio modo di vedere, anche se non utilizzi Scrum in azienda potresti comunque introdurre una logica di questo tipo per tenere le persone allineate sulla rotta ed evitare continue interruzioni giornaliere. Il guadagno che ottiene riguarda non solo la concentrazione ma anche l’equilibrio e la centratura delle persone.

La principali difficoltà di un daily scrum (e non solo)

Nella mia esperienza ci sono 3 temi chiave che raggruppano tutte le domande e i dubbi più comuni legati a questo incontro:

• la durata, apparentemente troppo breve per permettere a tutti di parlare con soddisfazione.
• la presenza o meno del product owner che ruba tempo, monopolizza l’incontro e lo trasforma rapidamente in un normale, lungo e noioso SAL di progetto.
• La quantità di informazioni e aggiornamenti che è utile portare all’attenzione del team.

Quello che dico sempre è che trattandosi di un incontro di verifica e controllo rispetto alla strada intrapresa dal team all’interno dello sprint è importante che si dicano solo le cose essenziali e utili, tralasciando le informazioni già note o di contesto che nella maggior parte dei casi non sono di grande aiuto, non portano valore al team ma al contrario bruciano minuti preziosi all’interno di questa cerimonia. E il Product Owner? Solitamente mi appello al buon senso in base alle circostanze e le urgenze del caso.

Ricordate che siamo in Italia e non tutto quello che leggiamo su libri che arrivano dall’America può essere trasferito letteralmente sui nostri contesti aziendali, ecco perché parlo di buon senso pur attenendosi alle linee guida del framework in uso. Mi riferisco in particolare a tempi e ruoli che spesso nelle nostre aziende hanno confini sfumati e non sempre ben definiti.

Una canzone come metafora della riunione efficace

Ma torniamo ai Blues Brothers, ascoltando “Sweet Home Chicago”, (ascoltala direttamente da YouTube) mi sono immaginato dei ruoli specifici:

• Jake, la prima voce che canta, è lo Scrum Master di questo team che introduce l’argomento e cerca subito di dare spazio alle altre persone,
• Elwood, la seconda voce che entra in scena, il Product Owner preoccupato che si intromette nei primi 90 secondi del brano per avere un aggiornamento al volo su qualcosa di urgente,
• La chitarra solista, un membro del dev team che tranquillizza il PO entro 60 secondi dalla richiesta,
• Tutti gli altri strumenti, solisti e non, rappresentano il DEV team e si alternano passandosi il fraseggio della canzone per circa 40 secondi ciascuno con un equilibrio e un’efficacia a dir poco sorprendenti.

Avrete modo di comprendere come in poco meno di 8 minuti sia possibile dare parola a tutti, fornire informazioni pertinenti ed efficaci e, in questo caso specifico, realizzare una canzone incredibile.

Gli ultimi 90 secondi del brano ci raccontano di come il team si focalizza in chiusura sullo sprint goal insistendo ripetutamente e con diverse variazioni sul tema di chiusura.

In chiusura

Avrai capito che adoro questo brano e che vorrei davvero che si potesse imparare a lavorare meglio anche osservando e studiando cose che apparentemente non hanno un collegamento diretto con il nostro lavoro. Siamo nell’ambito del pensiero divergente, delle metafore, del guardare la nostra realtà con occhi diversi e dell’accettare che si può sempre imparare qualcosa di nuovo partendo da situazioni poco attinenti al nostro comune modo di pensare. La differenza siamo noi a farla e il modo in cui ci poniamo nel guardare e osservare gli eventi.