Tra i miei libri preferiti c’è sicuramente “Detto fatto” di David Allen all’interno del quale viene presentato il suo metodo Getting Things Done (GTD). Periodicamente mi trovo a sfogliarlo e ritrovare tante piccole perle: alcune ad esempio le ho inserite all’interno del quaderno per i Team Che Funzionano Davvero, altre le sto utilizzando per arricchire il mio corso sul time management al quale sto lavorando in questo periodo.

Il tempo e le decisioni

Il tema della gestione del tempo rimane strettamente collegato a ciò che scegliamo di fare in un determinato istante e in tal senso è fondamentale comprendere in che modo scegliamo di attribuire delle priorità alle diverse attività e in che modo poi arriviamo a sceglierne alcune rispetto ad altre.

Una volta fatta la scelta occorre vivere serenamente ciò che accadrà dopo ovvero alcune attività, quelle scelte, andranno avanti, mentre altre rimarranno ferme. La bravura sta tutta nel non farsi prendere dal panico e vivere con equilibrio questa situazione che sarà sempre presente, sia a lavoro che nella vita privata. Facile a dirsi (e scriversi) ma più difficile da mettere in pratica.

Personalmente riesco più facilmente a prendere decisioni per allocare il mio tempo quando queste sono maggiormente in linea con i principi ed i valori in cui credo. Se devo scegliere tra seguire i miei figli in qualcosa o seguire un evento di lavoro tipicamente sceglierò i miei figli. Se non posso mancare a quell’impegno di lavoro, mi preoccupo comunque che qualcuno possa seguire i miei figli se quell’evento per loro è importante. Nel libro “Le 7 regole per aver successo”, Covey parla dell’importanza di un personal mission statement ovvero un testo vivo che puoi e devi modificare nel corso del tempo per capire con te stesso cose ti spinge dall’interno a fare quello che fai. Insomma, se hai ben chiari in mente i tuoi punti di riferimento allora decidere sarà più semplice.

Se non sei tu a decidere, altri lo faranno per te

La gestione del tempo, del tuo tempo, è un tema che riguarda te ma solo se decidi seriamente di occupartene, diversamente troverai sempre un manager zelante che avrà tempo e voglia di calarti dall’altro compiti e istruzioni.

Indubbiamente ci saranno situazioni in cui altri decideranno per te e tu potrai soltanto accettare passivamente la richiesta, tuttavia ci sono molti altri casi in cui potresti intervenire e magari non lo fai. In certi casi dipende da un atteggiamento troppo passivo nei confronti della situazione, in altri è una mancanza di voglia o energia. Il risultato è comunque lo stesso: rinuncerai al tuo libero arbitrio per accettare una decisione presa da qualcun altro.

Il modello tripartito

Il modello tripartito, di cui ci parla David Allen nel suo libro, è un modello semplice che ci guida nello scegliere quale lavoro svolgere nella quotidianità.

Si chiama tripartito perché è basato su tre pilastri fondamentali:

• Il lavoro predefinito, all’interno del quale troviamo due elementi essenziali per scegliere: il nostro ruolo e gli eventuali strumenti ad esso collegati. Se sono un commerciale e l’azienda mi chiede di alimentare il CRM con le visite fatte ai clienti e le note sull’esito degli incontri, ecco che questo si candida ad essere un’ottima attività per la lista del lavoro predefinito.
• Il lavoro di circostanza, all’interno del quale troviamo altri due elementi se vogliamo più personali e specifici: le attitudini e le competenze. Se sono molto bravo ad usare Excel, potrei scegliere di lavorare a un’attività di tale natura perché penso di poterla fare in fretta e bene.
• Il lavoro da definire, all’interno del quale troviamo due elementi che identifichiamo nelle opportunità e nelle situazioni specifiche. Se ho la necessità di svolgere un compito in affiancamento con un collega e quel collega magari si trova a passare nella mia sede di competenza, allora potrei sfruttare l’opportunità e chiedergli di lavorare insieme a quella determinata attività così da sfruttare il nostro tempo al meglio. Allo stesso modo se nel corso della giornata la situazione prende una brutta piega e serve lavorare in emergenza a qualcosa allora potrei scegliere di dedicarmi proprio a questo… ogni riferimento a fatti reali che accadono in azienda è puramente casuale.

In chiusura

Trovo che questo modello, nella sua semplicità, ci permetta di analizzare le diverse attività da nuovi punti di vista che vanno oltre il semplice “va fatto entro il…” e ci aiuta a rimettere la testa su ciò che l’azienda si aspetta dal nostro ruolo. Qui i più cattivi penseranno “quale dei tanti ruoli” o ancora “almeno finalmente mi diranno qual è il mio ruolo!“. Personalmente mi sono trovato in situazioni simili ma l’unica soluzione possibile, oltre a lamentarsi, è quella di dichiarare il nostro stato di difficoltà e far comprendere che l’azienda non ha un reale beneficio dal pagare una stessa persona per svolgere male tre ruoli differenti.

Il lavoro predefinito è ciò che ci si aspetta che io faccia, il lavoro di circostanza è ciò che può piacermi fare e quindi va contemplato per aggiungere quella parte di piacere nella giornata lavorativa e infine il lavoro da definire ci permette di dare uno sguardo al futuro e lavorare sulla pianificazione così da evitare di rimanere schiavi del tempo.

Tu come fai a decidere le attività da svolgere durante la tua giornata?