Quante volte ti è capitato di arrivare al venerdì pomeriggio sentendoti completamente esausta?

Hai risposto a decine di email, partecipato a infinite riunioni e corso da una parte all’altra dell’ufficio per gestire le urgenze.

Ti sembra di aver fatto tantissimo, ma se ti fermi un attimo a riflettere e ti chiedi: “A cosa ho lavorato di preciso questa settimana?” spesso la mente fa scena muta.

Questo è un problema che colpisce qualunque team, a prescindere dal settore di appartenenza. Siamo costantemente incastrati tra mille attività diverse e confondiamo l’essere occupati con l’essere realmente produttivi.

Perché è così e basta

C’è una situazione classica che mi capita ogni tanto di rivivere quando affianco i gruppi di lavoro in azienda. Il team è super impegnato ma se chiedi “Perché state facendo questa specifica attività?” spesso la risposta è disarmante: “Perché ci è stato chiesto di farlo“, oppure, ancora peggio, “Perché è così e basta“.

Questo approccio, che è la tomba dell’efficacia, nasce quando le persone non conoscono il motivo profondo per cui stanno lavorando. Perdono ogni spinta motivazionale ed eseguono il compito in modo meccanico, senza porsi il problema se quella specifica azione porterà un reale beneficio.

Dal semplice fare, alla generazione del valore

Nel mondo del lavoro odierno, completare una lista di compiti non significa aver finito il lavoro. È un tema cruciale che affronto anche nel mio libro quando parlo di output, outcome e il rilascio del valore. Gli output sono i risultati tangibili e misurabili di un processo, ma il vero obiettivo non è semplicemente produrre output, bensì generare outcome, ovvero gli effetti desiderati che questi risultati producono sugli utenti o sul business.

Il rischio di produrre semplicemente output senza considerare il valore che generano, porta ad un enorme spreco di tempo e risorse, senza risolvere i problemi reali.

Per dare un vero senso al lavoro quotidiano, dovremmo sempre partire dallo scopo profondo delle nostre azioni, ispirandoci al celebre modello del Golden Circle di Simon Sinek: i veri leader e i team di successo comunicano e agiscono partendo sempre dal perché (lo scopo), prima ancora di pensare al come e al cosa.

Il paradosso del lavoro che genera altro lavoro

Spesso ci illudiamo che, correndo più velocemente e smarcando più attività, riusciremo finalmente a svuotare la nostra lista di cose da fare. Peccato però che il lavoro tende a espandersi fino a occupare tutto il tempo disponibile, seguendo quella che è nota come legge di Parkinson. Essere semplicemente “più efficienti” non fa altro che aumentare la velocità della ruota da criceto in cui stiamo correndo:

• sbrigare velocemente alcune email genera un numero ancora maggiore di nuove risposte e richieste.
• Diventare veloci nell’eseguire compiti privi di scopo genera in continuazione nuovo lavoro inutile.

Prima di correre serve capire in che direzione stiamo correndo e come non perdere il controllo in modo da non togliere spazio a ciò che conta davvero.

Allineamento e scopo comune, un pilastro essenziale

Il cuore dei Team Che Funzionano Davvero di cui parlo nel mio libro, sono i sei pilastri dell’efficacia e, guarda caso, il quarto pilastro riguarda proprio l’allineamento sugli obiettivi e lo scopo comune.

Il Team efficace è coeso e orientato verso una direzione chiara e ognuno comprende il proprio ruolo all’interno di un quadro più ampio. Quando manca questo allineamento, i gruppi di lavoro cadono in una trappola letale: festeggiano per aver chiuso un numero record di task senza preoccuparsi di misurare l’impatto reale di ciò che è stato fatto.

Chi governa, leader o manager non ha importanza, ha l’obbligo di fornire la direzione: se non si trasmette il perché delle azioni, il Team si troverà semplicemente sballottato tra un’urgenza e l’altra (puoi approfondire il tema leggendo il mio precedente articolo Il leader che non cerca gli applausi). Serve interessarsi in modo autentico alla chiarezza degli obiettivi per il proprio Team, smettendo di alimentare le dannose logiche a compartimenti stagni tipiche de la guerra in azienda.

Il tuo prossimo mattoncino

Il mio approccio #buildyourself si basa sulla consapevolezza delle proprie azioni. Il tuo prossimo mattoncino è semplice: la prossima volta che ti verrà assegnata un’attività o che assegnerai un task al tuo Team, rifiutati di accettare il “perché è così e basta”. Fermati, fai una domanda in più e indaga sul reale scopo di quell’azione.

Scegli di misurare l’efficacia del tuo gruppo! Il tuo team è guidato da un forte scopo comune o state solo spuntando infinite e sterili liste di cose da fare? Scopri quanto sono solide le fondamenta del tuo gruppo di lavoro e se siete davvero allineati sugli obiettivi. Calcola ora il tuo Team Score gratuito e scopri subito su quali aree iniziare a lavorare per migliorare!