Uno dei libri cult se vuoi occuparti di facilitazione e supporto delle persone è “Agile retrospectives” di Esther Derby e Diana Larsen. Scritto nel lontano 2006, il libro compie 20 anni in questi giorni ma, a ben guardare, resta sempre attuale. I consigli di base che vengono offerti per organizzare una buona retrospettiva, sono spesso regole di buon senso che possiamo rendere universali per incontri e riunioni più efficaci. Qui il link all’edizione aggiornata del 2024.

In questo articolo riprendo in mano la struttura base di una buona retrospettiva per scoprire che si adatta bene anche ad altri tipi di incontro.

La riunione inefficace, il male di tante aziende moderne

Spesso le riunioni in azienda sono caotiche, prive di un vero scopo o si trasformano in un tribunale per trovare colpevoli e capri espiatori. Derby e Larsen ci riportano all’ordine, proponendo una struttura di base degli incontri, divisa in 5 fasi logiche e sequenziali:

1. Preparare il terreno.
2. Raccogliere i dati.
3. Generare intuizioni.
4. Decidere cosa fare.
5. Chiudere la retrospettiva.

Vediamo queste fasi, una ad una, in dettaglio.

Preparare il terreno

Non puoi entrare in una stanza e iniziare subito a discutere di un problema complesso senza prima preparare il clima. Nei primi 5-10 minuti, l’obiettivo è far parlare tutti, magari con un rapido giro di tavolo in cui ciascuno descrive con una o due parole come arriva all’incontro. Può bastare un veloce checkin in cui si chiede come stai e cosa vuoi lasciare fuori dalla stanza. Oppure una domanda banale e apparentemente senza senso: “qual è il tuo piatto preferito?” L’importante è coinvolgere tutti subito ed evitare il crescente silenzio che carica l’aria di tensione.

Le autrici suggeriscono la tecnica ESVP, con la quale chiediamo a ciascuno di identificarsi rispetto a quattro possibili profili. Puoi scegliere se rendere questa dichiarazione anonima o esplicita in base al livello di affiatamento del Team e al tipo di incontro.

• Explorer (Esploratore): cerca nuove idee e apprendimento continuo.
• Shopper (Compratore): cerca almeno una buona idea utile da portarsi a casa.
• Vacationer (Turista): è lì solo per staccare dalla routine.
• Prisoner (Prigioniero): è costretto a partecipare e farebbe volentieri altro.

Sapere qual è l’atteggiamento delle persone nella stanza cambia totalmente il modo in cui gestirai la conversazione. Dialogo piuttosto che dibattito, comprensione piuttosto che difesa.

Ti preoccupi di questa prima fase o la dai sempre per scontata?

Raccogliere i dati

Prima di saltare alle conclusioni, bisogna costruire insieme una memoria oggettiva e condivisa. Per farlo, si possono usare varie tecniche:

• tracciare una Timeline degli eventi, permettendo a ciascuno di identificare i momenti più significativi.
• Usare formati classici come “Mad, Sad, Glad” o “Continue, Start, Stop“.
• Scrivere semplici post-it lavorando individualmente e lasciando spazio alla riflessione condivisa.

Questo è uno dei classici punti che si sottovaluta. Solitamente si parte subito con il dibattito, senza lasciare spazio ai singoli affinché possano riflettere sulle proprie idee. Quel che è peggio è che il dibattito nasce quasi sempre dalle idee di chi è più forte, dominante o veloce nel farsi avanti. In questo modo stiamo escludendo una larga parte del potenziale in sala.

Prevedi dei momenti di riflessione individuale o parti subito verso l’obiettivo dichiarato? (ma da chi?)

Generare intuizioni

I dati da soli non bastano per comprendere e ipotizzare una soluzione. Il buon senso ci ricorda che la prima soluzione a un problema raramente è la migliore o quella definitiva. Ecco perché serve scendere in profondità e iterare per analizzare la situazione che stiamo affrontando.

Tecniche come i 5 Perché, l’analisi Fishbone o le 5W (Why, What, Who, Where, When) permettono facilmente di chiarire e approfondire con il giusto livello di dettaglio e comprensione. L’obiettivo è identificare cosa determina un cambio di comportamento in meglio o in peggio rispetto all’oggetto della nostra analisi.

Ti fidi delle prime dichiarazioni o cerchi di andare a fondo per scoprire nuove verità?

Decidere cosa fare

Una riunione senza un piano d’azione non serve a niente. Le autrici qui danno il consiglio più pragmatico in assoluto: scegliere al massimo 2 possibili attività da portare avanti e assegnarle a qualcuno di specifico. Se la responsabilità resta in carico “al team”, in pratica nessuno farà nulla o i soliti noti faranno qualcosa andando a contribuire ai tipici comportamenti che descrivo nel mio libro quando ti parlo delle Anime del Team.

Le azioni, che diventano obiettivi, devono rispettare il criterio SMART (si esatto: Specifiche, Misurabili, Attuabili, Rilevanti, Temporizzate). Tutti abbiamo studiato gli obiettivi SMART ma poi chissà come mai proponiamo spesso obiettivi Vaghi, Intangibili, Complessi, Irrilevanti e Infiniti (acronimo VICII appena coniato, ricorda molto la parola WC… sarà un caso?). Per lavorare sugli obiettivi, puoi approfondire una tecnica specifica in questo mio precedente articolo: Riunioni efficaci con il Lighting Decision Jam.

Arrivi al gran finale con decisioni chiare o vi salutate con l’obiettivo di fissare una nuova riunione?

Chiudere la retrospettiva

L’incontro va chiuso con un output visibile, su una bacheca o su un documento condiviso. Decidete voi. Serve affinché il team ricordi cosa si è fatto e cosa si è scelto di fare.

L’invito è a curare le relazioni umane quindi viene proposta la pratica di celebrare i risultati. Bastano le piccole cose, in modo da abituarci a dare feedback di rinforzo positivi e che aiutino davvero le persone a crescere e migliorare. Recentemente ho scritto un articolo sul feedback che ti consiglio di leggere per approfondire l’argomento: 4 tipi di feedback e la metafora del cibo.

Infine, non si può migliorare se non si misura. Per chiudere davvero il cerchio, si chiede ai partecipanti di valutare il tempo speso insieme usando la tecnica ROTI (Return Of Time Invested) in cui usiamo una scala da 1 a 5:

• se l’incontro prende un valore medio prossimo a 1, significa che ha portato via più tempo rispetto al beneficio ottenuto;
• una media vicino al 5, indica che il beneficio è stato di gran lunga superiore al tempo investito.

Se vuoi provare a condurre una retrospettiva efficace, ti rimando al mio canvas della retrospettiva che ti aiuta a seguire, passo passo, gli aspetti più importanti.

In che modo chiudi i tuoi incontri?

Il facilitatore come arbitro neutrale

Tutto questo processo funziona solo se guidato in modo efficace. Chi conduce la retrospettiva o l’incontro deve astenersi dall’esprimere opinioni sui contenuti, restando totalmente neutrale. Il suo ruolo è garantire i tempi, il rispetto del format e gestire la natura umana: dai silenzi eccessivi, al non detto, fino alle situazioni di tensione emotiva.

Secondo i criteri citati dalle autrici, la riunione ideale segue un acronimo ben preciso: ARCS.

• Deve saper catturare l’ATTENZIONE;
• essere RILEVANTE per gli obiettivi del gruppo di lavoro;
• mantenere un livello di COMPETENZA adatto alle abilità delle persone;
• garantire una SODDISFAZIONE finale che sia oggettiva e condivisa tra tutti (o almeno in maggioranza).

In generale ti rimando anche ad alcuni altri criteri che determinano il mindset per un’incontro che funziona. Leggi qui il precedente articolo: La riunione efficace è una questione di mindset… non è solo una riunione.

Il tuo prossimo mattoncino

Il libro di Derby e Larsen ci dimostra che non servono sovrastrutture complesse per muoversi con agilità ed essere di aiuto a sé stessi e al Team. Serve il buon senso di parlarsi con trasparenza, analizzare i fatti senza giudicare e prendersi l’impegno di fare anche solo una piccola cosa diversa domani mattina per migliorare la vita del nostro ecosistema lavorativo. Continuare a cercare l’ennesima novità, il nuovo framework, l’ultima tecnica o lo strumento più recente, non cambierà i fatti. Quindi…

• Se pensi di dover lavorare prima su di te, ti invito a esplorare i percorsi di crescita buildyourself, all’interno dei quali puoi scegliere se frequentare una masterclass a numero chiuso o lavorare individualmente su quello che riterrai più utile per te.
• Se pensi invece che sia più utile lavorare con il gruppo di lavoro, calcola gratuitamente il tuo Team Score e poi ripartiamo da lì. Capiamo insieme su quali pilastri lavorare per aiutare il tuo Team a migliorare.

Puoi scegliere di avviare un processo di cambiamento consapevole o restare dove sei (ma smettendo di lamentarti). La scelta è solo tua.